Kế hoạch tổ chức Lễ Kick Off. Lưu ý quan trọng khi tổ chức Lễ Kick Off
Lễ Kick-off có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau, từ buổi họp ngắn gọn tại văn phòng đến các sự kiện lớn hơn như hội thảo, workshop hoặc các hoạt động ngoại khóa. Điều quan trọng là nó phải tạo điều kiện để mọi người cảm nhận được sự quan trọng của công việc, hiểu rõ mục tiêu cụ thể và cảm thấy sẵn sàng bắt đầu công việc một cách tích cực.
1. Lễ Kick off là gì? Vì sao nên tổ chức Lễ Kick off
Lễ Kick off là một sự kiện hoặc buổi họp ban đầu để bắt đầu một dự án, một chiến dịch, hoặc một quá trình công việc mới. Thường là để thông báo về mục tiêu, kế hoạch và mong đợi từ tất cả các bên liên quan, đồng thời tạo cơ hội để tất cả mọi người có thể gặp mặt, trao đổi ý kiến, và bắt đầu làm việc cùng nhau.
Lễ Kick off thường có tính chất khích lệ, hứng khởi và là cơ hội tốt để xác định rõ ràng các vai trò, trách nhiệm và mục tiêu chung cho toàn bộ nhóm hoặc dự án.
Vì sao nên tổ chức Lễ Kick off?
Lễ Kick off mang lại nhiều lợi ích quan trọng, có thể kể đến như:
- Giúp tạo sự kết nối và gắn kết: Lễ Kick off sẽ tạo cơ hội cho tất cả các thành viên tham gia dự án hoặc công việc mới để gặp gỡ, làm quen, tạo mối quan hệ và gắn kết với nhau.
- Thông tin và hiểu biết: Cung cấp thông tin cần thiết về mục tiêu, kế hoạch, chiến lược và mong đợi, giúp mọi người hiểu rõ hơn về hướng đi của dự án hoặc công việc.
- Đồng nhất hóa mục tiêu: Đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm đều hiểu và chia sẻ mục tiêu chung, tạo nền tảng cho sự hợp tác và cộng tác hiệu quả.
- Tạo động lực: Lễ Kick off thường mang tính chất động lực cao, giúp tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực cho toàn bộ nhóm.
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Giúp mọi người hiểu rõ về vai trò của họ trong dự án hoặc công việc, từ đó tăng khả năng tự chủ và hiệu suất làm việc.
- Bắt đầu công việc một cách có tổ chức: Thiết lập kế hoạch và lịch trình, từ đó giúp bắt đầu công việc một cách có hệ thống và tổ chức.
Xem thêm: Rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
Xem thêm: Chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín
Tổ chức Lễ Kick off không chỉ tạo điểm xuất phát tốt cho dự án mà còn giúp xây dựng nền tảng quan trọng cho sự thành công bằng cách kết nối, thông tin hóa và động viên toàn bộ nhóm. Để một chương trình kick off diễn ra thành công thì không thể nào thiếu được một bản kế hoạch tổ chức lễ kick off bài bản, chuyên nghiệp.
2. Lập kế hoạch tổ chức lễ Kick off thành công, hấp dẫn.
Một chương trình, sự kiện muốn thành công và giảm thiểu tối đa rủi ro thì cần phải xây dựng một bản kế hoạch thật chi tiết, rõ ràng.
Dưới đây là một số bước để bạn có thể tham khảo để lập kế hoạch tổ chức lễ kick off
Bước 1: Xác định mục đích tổ chức chương trình Kick – off
Có nhiều loại hình tổ chức lễ kick off, do đó bạn cần xác định được bạn đang muốn tổ chức loại hình kick off nào thì mới có thể triển khai các bước lập kế hoạch tổ chức lễ kick off một cách bài bản được.
Bước 2: Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng Tham Gia
Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức lễ kick off chính là xác định được mục tiêu tổ chức chương trình và đối tượng sẽ tham gia.
Mục tiêu rõ ràng: Xác định mục tiêu cụ thể bạn muốn đạt được qua lễ Kick off.
Đối tượng tham gia: Xác định ai sẽ tham gia, bao gồm nhóm nào, đối tượng nào và những người quan trọng cần có mặt, số lượng dự kiến là bao nhiêu.
Bước 3: Chọn địa điểm, thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức cần đáp ứng được đủ số lượng người đến tham dự, tránh chọn địa điểm quá nhỏ gây chật chội, không thoải mái, cũng không nên chọn địa điểm tổ chức lễ kick off quá lớn sẽ gây dư thừa quá nhiều chỗ.
Thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào ban lãnh đạo công ty, thường sẽ tổ chức vào những ngày mà Ban lãnh đạo có thể tham gia được.
Bước 4: Trang trí không gian tổ chức Lễ Kick off
Để tạo thêm không gian thú vị, hấp dẫn, tránh gò bó thì bạn có thể xem xét trang trí cho không gian tổ chức. Tuy nhiên không cần đầu tư quá nhiều vào bước này, tránh gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp.
Bước 5: Xác định nhân sự, phân bổ công việc.
Đây là bước rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức lễ kick off. Người chịu trách nhiệm chính cần xác định được số lượng nhân sự tham gia vào khâu tổ chức, phân công công việc cho từng người.
Một số vị trí không thể thiếu chính là: người dẫn chương trình, người chụp ảnh – quay phim, bộ phận âm thanh – ánh sáng,…
Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
Xem thêm: Quy trình Tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm mới
Bước 6: Xây dựng kịch bản chạy chương trình.
Bạn cần lên một kịch bản chi tiết, từng hạng mục sẽ triển khai trong quá trình diễn ra sự kiện. Nếu lập kế hoạch tổ chức lễ kick off mà bỏ qua bước này thì bạn sẽ không biết việc gì cần làm và không cần làm, dễ gây ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.
Một số hạng mục cần có trong kịch bản tổ chức lễ kick off:
- Tạo lịch trình chi tiết: Xác định thời gian cho mỗi hoạt động, buổi nói chuyện, thảo luận, và giải trí nếu có.
- Chuẩn bị nội dung: Chuẩn bị nội dung để trình bày về mục tiêu, kế hoạch và các thông điệp chính.
- Hoạt động giao lưu: Xác định các hoạt động giao lưu, trò chơi hoặc buổi networking để mọi người có cơ hội gặp gỡ và tương tác.
- Phát triển mối quan hệ: Tạo điều kiện để mọi người làm quen và xây dựng mối quan hệ thân thiện.
- Tạo Sự Hứng Khởi và Động Lực: Chuẩn bị bài phát biểu hoặc chia sẻ về tầm quan trọng của dự án hoặc công việc. Tạo không khí hứng khởi, động lực bằng cách sử dụng video, slide, âm nhạc hoặc các hoạt động bổ sung.
Bước 7: Đánh giá và cải thiện sau Lễ Kick – off.
Đánh giá sau sự kiện: Đánh giá thành công của sự kiện dựa trên mục tiêu đã đặt ra và thu thập phản hồi để cải thiện cho các lần tổ chức sau.
Lập kế hoạch tổ chức một lễ Kick off thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tập trung vào việc tạo không gian giao tiếp, động lực và tương tác tích cực giữa mọi người tham gia.
