Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc Tất Niên công ty YEP 2025

Tiệc tất niên công ty hay còn gọi là Year End Party là sự kiện đánh dấu chặng đường một năm vừa qua, đồng thời tạo cơ hội để toàn thể nhân viên cùng quây quần, thư giãn và chia sẻ những khoảnh khắc ý nghĩa trước khi bước vào hành trình mới. Và để có chương trình chuyên nghiệp, hấp dẫn thì không thể thiếu một kế hoạch tổ chức chi tiết. Vậy doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty như thế nào? Hãy cùng VIMCS tìm hiểu nhé!

NỘI DUNG CHÍNH

Mục đích tổ chức tiệc tất niên công ty

Tổng kết chặng đường một năm

Tiệc tất niên là thời điểm để doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ hoạt động trong năm. Sự kiện giúp hệ thống hóa những thành tựu nổi bật, đánh giá hiệu quả các chiến lược đã triển khai và xác định những điểm cần cải thiện. Thông qua phần tổng kết, tập thể nhân viên hiểu rõ bức tranh phát triển chung của công ty, từ đó nắm bắt được định hướng và mục tiêu trong giai đoạn tiếp theo.

Tri ân và ghi nhận đội ngũ

Buổi tiệc cuối năm là dịp để ban lãnh đạo gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên vì sự đóng góp trong suốt một năm. Những cá nhân hoặc tập thể đạt thành tích xuất sắc sẽ được vinh danh và trao thưởng. Hoạt động này không chỉ thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp mà còn tạo động lực để đội ngũ cố gắng hơn. Việc ghi nhận đúng lúc, đúng người giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và củng cố tinh thần cống hiến trong nội bộ.

Kết nối và tạo không gian thư giãn

Tiệc tất niên mang đến cơ hội để nhân viên thư giãn sau một năm làm việc áp lực. Không gian sự kiện được thiết kế để mọi người dễ dàng giao lưu, trò chuyện và tham gia các hoạt động giải trí như trò chơi tương tác, biểu diễn nghệ thuật hoặc teambuilding nhẹ nhàng. Những trải nghiệm này giúp phá bỏ rào cản giữa các phòng ban, cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, đồng thời tăng mức độ gắn kết trong toàn công ty.

Củng cố văn hoá và hình ảnh doanh nghiệp

Một chương trình được dàn dựng chuyên nghiệp sẽ thể hiện rõ tinh thần, giá trị và phong cách của doanh nghiệp. Đây là dịp để truyền tải thông điệp chiến lược, giới thiệu định hướng năm tới và xây dựng ấn tượng tích cực đối với toàn thể người tham dự. Bên cạnh đó, những hình ảnh đẹp từ buổi tiệc còn giúp doanh nghiệp lan tỏa văn hóa nội bộ, gia tăng sự tin tưởng của đối tác và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường.

Quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Xác định mục tiêu và định hướng chương trình

Trước khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chương trình. Tiệc tất niên có thể là dịp tổng kết năm, tri ân nhân viên, vinh danh cá nhân – đội nhóm xuất sắc hoặc tạo cơ hội gắn kết các phòng ban. Một số sự kiện còn kiêm vai trò truyền thông nội bộ, củng cố tinh thần đội ngũ và lan tỏa giá trị thương hiệu.

Doanh nghiệp cần lựa chọn thông điệp chủ đạo và duy trì xuyên suốt chương trình. Thông điệp này định hướng concept, kịch bản, sân khấu, hoạt động tương tác và ấn phẩm truyền thông.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên cân nhắc đặc thù văn hóa nội bộ để định hình phong cách tổ chức phù hợp, bao gồm mức độ trang trọng, tinh thần trẻ trung hay truyền thống, sở thích giải trí và yêu cầu riêng theo ngành nghề. Khi mục tiêu, thông điệp và phong cách được xác định rõ, toàn bộ chương trình sẽ nhất quán và dễ triển khai.

Lên ý tưởng, concept cho chương trình

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần xác định hướng triển khai tổng thể cho sự kiện. Ý tưởng chương trình nên được phát triển dựa trên mục tiêu tổ chức, quy mô người tham dự và ngân sách dự kiến. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp như tiệc tất niên truyền thống, sự kiện kết hợp team building hoặc chương trình gắn liền với chuyến du lịch ngắn ngày.

Hiện nay, concept sự kiện ngày càng đa dạng và sáng tạo. Mỗi doanh nghiệp đều có thể lựa chọn phong cách riêng nhưng vẫn giữ được bản sắc thương hiệu. Một số định hướng concept thường được ưa chuộng bao gồm:

Không gian đậm chất văn hoá Việt, tái hiện hình ảnh chợ quê gần gũi và thân thuộc.
Dạ tiệc sang trọng, với phong cách quý phái và tinh tế.
Sân khấu hoành tráng kiểu đại nhạc hội, tạo hiệu ứng mạnh về mặt thị giác.
Phong cách cổ điển, đưa người tham dự trở về những thập niên trước.
Concept quốc tế như Âu – Nhật – Trung…, phù hợp với doanh nghiệp mang định hướng đa văn hoá.

Việc chọn concept phù hợp không chỉ giúp chương trình trở nên nổi bật mà còn là cách doanh nghiệp truyền tải thông điệp, giá trị cốt lõi và tinh thần thương hiệu đến toàn thể khách mời, đối tác và nhân viên.

Xác định thời gian tổ chức

Việc xác định thời gian diễn ra tiệc tất niên là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác chuẩn bị. Hầu hết các chương trình Year End Party được tổ chức trong giai đoạn cuối năm dương lịch hoặc cận Tết âm lịch, thường rơi vào tháng 12 hoặc tháng 1. Đây là thời điểm các công ty tổng kết hoạt động năm và triển khai kế hoạch sự kiện cuối năm.

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên tổ chức vào cuối tuần để thuận tiện cho nhân viên và khách mời tham dự đầy đủ. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn cao điểm, dễ dẫn đến tình trạng khan hiếm địa điểm, quá tải dịch vụ hoặc lịch làm việc của đối tác bị trùng lặp. Vì vậy, việc chốt thời gian càng sớm sẽ mang lại lợi thế cho doanh nghiệp: dễ chọn địa điểm phù hợp, chủ động đặt dịch vụ và hạn chế rủi ro phát sinh trong mùa cao điểm sự kiện.

Lên danh sách khách mời tham dự

Việc xác định đối tượng tham dự là bước then chốt trong quá trình xây dựng kế hoạch cho tiệc cuối năm. Danh sách khách mời không chỉ quyết định quy mô sự kiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân bổ ngân sách, chuẩn bị hậu cần và xây dựng kịch bản chương trình.

Tùy theo mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi khách mời phù hợp. Với sự kiện mang tính nội bộ, thành phần tham dự chủ yếu bao gồm ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên. Nếu tiệc tất niên được tổ chức với quy mô mở rộng, doanh nghiệp có thể mời thêm đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết hoặc đại diện truyền thông.

Việc liệt kê đầy đủ số lượng và phân nhóm khách mời sẽ giúp đội ngũ tổ chức chủ động trong khâu set-up, đón tiếp và sắp xếp dịch vụ. Một danh sách được xây dựng bài bản góp phần tạo nên trải nghiệm chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt đẹp cho tất cả người tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc quyết định địa điểm tổ chức phụ thuộc vào hình thức mà doanh nghiệp muốn triển khai cho tiệc cuối năm. Nếu chương trình được kết hợp cùng hoạt động team building hoặc chuyến du lịch ngắn ngày, những khu nghỉ dưỡng có không gian rộng, resort ven biển hoặc các điểm du lịch nổi tiếng sẽ là lựa chọn lý tưởng. Những địa điểm này vừa đáp ứng nhu cầu vui chơi tập thể, vừa mang lại trải nghiệm thoải mái cho người tham dự.

Trong trường hợp doanh nghiệp hướng đến một buổi tiệc tất niên truyền thống, không đòi hỏi di chuyển xa, các nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị sự kiện sẽ là phương án phù hợp. Những địa điểm này có đầy đủ cơ sở vật chất, hệ thống âm thanh ánh sáng, giúp chương trình diễn ra thuận lợi và trang trọng.

Xây dựng kế hoạch và kịch bản chi tiết

Doanh nghiệp nên bắt đầu lên ý tưởng và đề xuất kế hoạch cho tiệc tất niên từ 1-2 tháng trước ngày tổ chức. Việc chuẩn bị sớm giúp mọi khâu được triển khai chỉn chu, đồng thời có thời gian lập phương án dự phòng để xử lý kịp thời những tình huống phát sinh.

Kịch bản sự kiện nên được chia thành hai phần: tổng quát và chi tiết.

Kịch bản tổng quát bao gồm toàn bộ các hạng mục của chương trình, kết hợp với phân công nhân sự cho từng hoạt động. Thông thường, kịch bản này được chia thành phần lễ và phần hội, giúp đội ngũ điều phối, bộ phận đón tiếp và nhân viên ẩm thực nắm rõ tiến trình tổng thể của sự kiện.
Kịch bản chi tiết mô tả cụ thể từng hoạt động: thời gian, nội dung, người phụ trách và các thiết bị cần thiết. Bản kịch bản này giúp MC và đội ngũ nhân sự dễ dàng điều phối, xử lý tình huống và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Dự trù và phân bổ ngân sách

Ngân sách cần được xác lập dựa trên quy mô sự kiện, số lượng khách tham dự và concept đã chọn. Khi mức chi tổng thể rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng phân bổ cho từng hạng mục và kiểm soát chi phí.

Một bảng chi tiết nên được lập, bao gồm: địa điểm, nhân sự, trang trí sân khấu, âm thanh ánh sáng, tiết mục giải trí, quà tặng và khoản dự phòng rủi ro. Cách phân chia này giúp theo dõi chi tiêu và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Doanh nghiệp nên thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp để so sánh phạm vi công việc, chất lượng dịch vụ và mức giá. Từ đó lựa chọn phương án tối ưu, phù hợp ngân sách và mục tiêu chương trình.

Triển khai sản xuất & chuẩn bị hậu cần

Sau khi kế hoạch được duyệt, bước triển khai sản xuất cần được thực hiện theo trình tự rõ ràng để đảm bảo tiến độ. Doanh nghiệp tiến hành đặt dịch vụ, ký hợp đồng và thống nhất timeline với các nhà cung cấp để tránh thay đổi làm ảnh hưởng tiến trình chung.

Các hạng mục thi công như trang trí không gian, chuẩn bị đạo cụ, in ấn ấn phẩm, thiết kế backdrop và set-up sân khấu phải được thực hiện đúng yêu cầu và kiểm tra nhiều lần trước khi bàn giao. Đây là giai đoạn quyết định chất lượng tổng thể của trải nghiệm sự kiện.

Bên cạnh đó, nhân sự cần được phân công theo từng vị trí cụ thể: lễ tân, điều phối, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, vận hành sân khấu, truyền thông, photographer/videographer… Việc bố trí nhân lực rõ ràng giúp buổi tiệc vận hành mượt mà và hạn chế tối đa sai sót trong ngày diễn ra chính thức.

Tổng duyệt chương trình

Trước thời điểm tổ chức từ 1-2 ngày, toàn bộ nội dung chương trình cần được rà soát lần cuối. Timeline phải được kiểm tra kỹ càng và phân công nhân sự cần được hoàn thiện để mọi người nắm rõ vai trò của mình. Các hạng mục kỹ thuật cũng phải được kiểm tra đồng bộ nhằm hạn chế tối đa rủi ro.

Trong buổi tổng duyệt, từng tiết mục được chạy thử theo đúng trình tự. Các phần biểu diễn, phát biểu và hoạt động tương tác đều phải đảm bảo khớp với kế hoạch. Bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra riêng từng nhóm thiết bị bao gồm âm thanh, ánh sáng và màn hình trình chiếu, bảo đảm chất lượng ổn định khi chương trình diễn ra.

Song song đó, toàn bộ đạo cụ, quà tặng và ấn phẩm liên quan cần được chuẩn bị đầy đủ. Các vật dụng phải được đặt đúng vị trí để thuận tiện cho việc vận hành trong sự kiện thực tế.

Buổi tổng duyệt cũng là thời điểm điều chỉnh các chi tiết còn thiếu sót. Những điểm chưa hợp lý sẽ được xử lý ngay, giúp đội ngũ tổ chức chủ động hơn và tăng sự tự tin khi bước vào ngày diễn chính. Khi mọi hạng mục đã hoàn tất, chương trình sẽ có đủ điều kiện để diễn ra trơn tru và tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách mời.

Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên

Khi tổ chức tiệc tất niên, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên cân nhắc để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và thành công:

Đặt chỗ và chuẩn bị sớm: Đặt địa điểm và dịch vụ cần thiết càng sớm càng tốt để tránh tình trạng hết chỗ hoặc hạn chế về lựa chọn.
Lựa chọn ngày và thời gian phù hợp: Xác định ngày và thời gian mà hầu hết mọi người có thể tham gia dự tiệc.
Mời khách một cách cẩn thận: Gửi lời mời đến tất cả mọi người cần thiết và nhớ xác nhận sự tham gia của họ để biết được số lượng khách cụ thể.
Menu đa dạng: Chuẩn bị menu thức ăn và đồ uống đa dạng để phục vụ nhu cầu ẩm thực của mọi người, bao gồm cả các lựa chọn cho người ăn chay hoặc có hạn chế dinh dưỡng.
Giải trí phong phú: Lập kế hoạch cho các hoạt động, trò chơi, chương trình văn nghệ phong phú để tạo không khí vui vẻ và hứng khởi.
An ninh giao thông: Nếu có thể, cung cấp dịch vụ giao thông để đảm bảo an toàn khi về nhà cho mọi người sau khi đã thưởng thức đồ uống.
Hỗ trợ an toàn: Đảm bảo rằng có đủ phương tiện để kiểm soát việc uống rượu và đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người.
Phần thưởng và quà tặng: Nếu có, chuẩn bị những phần quà nhỏ hoặc phần thưởng cho các trò chơi, hoạt động để tạo thêm sự hào hứng cho buổi tiệc.
Phục vụ và chăm sóc khách hàng: Đảm bảo có đủ nhân viên phục vụ để hỗ trợ và chăm sóc khách một cách tốt nhất.
Lưu ý đặc biệt với nhóm nhỏ: Nếu có nhóm nhỏ nào trong tổ chức tiệc, hãy lưu ý đến việc tạo điều kiện cho họ có không gian riêng biệt để trò chuyện và tận hưởng buổi tiệc.

Nhớ rằng, mục tiêu chính của tiệc tất niên là tạo ra một không gian vui vẻ và gắn kết cho mọi người, hãy cân nhắc các yếu tố này để tạo ra một buổi tiệc đáng nhớ!

VIMCS – Công ty tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp

Trên đây là bài viết lên kế hoạch tổ chức tiệc Tất Niên YEP chi tiết cho công ty. Ngoài những nội dung trên, nếu bạn muốn buổi tiệc của mình trở nên đặc biệt và ý nghĩa hơn, hãy để các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp giúp bạn để có được một sự kiện tất niên ý nghĩa, chất lượng và hiệu quả nhất.

Là một trong số những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. VIMCS sẽ đồng hành cùng bạn:

Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.
Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.
Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.
MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.
Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.
Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.
Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.
Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.

Mọi lời nói đều được thể hiện bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang lại là sự thành công trong chương trình của bạn. Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp của mình, hãy để VIMCS đem đến cho bạn những giá trị thiết thực nhất, tạo nên một buổi tiệc cuối năm thành công, đáng nhớ. Và giúp bạn có những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.