Trade show là gì? Các loại hình Trade show và quy trình tổ chức

Những khu triển lãm, hội chợ thương mại còn được gọi là trade show. Đây là nơi các doanh nghiệp trưng bày sản phẩm, dịch vụ mới của mình để tìm kiếm khách hàng và đối tác. Vậy trade show là gì? Vì sao doanh nghiệp không nên bỏ qua xu hướng Marketing quảng bá mới này? Hãy cùng VIMCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Trade show là gì?

Trade show (triển lãm thương mại) là sự kiện nơi các doanh nghiệp trong cùng ngành trưng bày sản phẩm, dịch vụ mới, kết nối với khách hàng tiềm năng và đối tác, nghiên cứu đối thủ, cập nhật xu hướng thị trường và xây dựng thương hiệu. Sự kiện có các gian hàng được thiết kế riêng, có thể mở cửa cho công chúng hoặc giới hạn trong ngành. Đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp quảng bá, thu thập phản hồi từ khách hàng và mở rộng mạng lưới kinh doanh.

Sự kiện thường diễn ra tại các trung tâm hội nghị, triễn lãm quy mô lớn, và thu hút hàng ngàn người tham dự, bao gồm các doanh nghiệp, khách hàng, chuyên gia ngành nghề, nhà đầu tư, truyền thông.

Mục đích khi tổ chức Trade show là gì?

Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ

Trade show là môi trường lý tưởng để doanh nghiệp ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới thông qua hình thức trưng bày trực quan và trải nghiệm thực tế. Điều này giúp khách tham quan nhanh chóng hiểu được giá trị, tính năng và sự khác biệt của sản phẩm trên thị trường.

Tăng nhận diện thương hiệu

Việc tham gia trade show giúp doanh nghiệp tiếp cận số lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn, đồng thời xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Gian hàng được đầu tư bài bản cùng thông điệp truyền thông nhất quán sẽ tạo ấn tượng tích cực trong tâm trí khách hàng.

Mở rộng mạng lưới kinh doanh

Trade show quy tụ nhiều doanh nghiệp, đối tác và chuyên gia trong cùng lĩnh vực, tạo điều kiện thuận lợi để kết nối, giao lưu và tìm kiếm cơ hội hợp tác. Đây là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và phát triển hệ sinh thái kinh doanh.

Thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường

Thông qua việc quan sát đối thủ, trao đổi với khách hàng và theo dõi xu hướng tại sự kiện, doanh nghiệp có thể thu thập những dữ liệu thực tế về nhu cầu thị trường. Những thông tin này hỗ trợ việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Tìm kiếm cơ hội đầu tư và phát triển

Trade show là điểm đến của nhiều nhà đầu tư đang tìm kiếm dự án tiềm năng. Việc tham gia sự kiện giúp doanh nghiệp giới thiệu năng lực, mô hình kinh doanh và mở ra cơ hội gọi vốn hoặc hợp tác chiến lược.

Xây dựng và củng cố mối quan hệ

Sự tương tác trực tiếp tại trade show giúp doanh nghiệp thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác. Đây là yếu tố quan trọng để tăng cường niềm tin và thúc đẩy hợp tác bền vững.

Các loại hình Trade show phổ biến

Trade show chuyên ngành (Industry Trade Show)

Đây là loại hình triển lãm dành riêng cho các doanh nghiệp và chuyên gia trong cùng một lĩnh vực. Trade show chuyên ngành tập trung vào việc giới thiệu công nghệ, sản phẩm và giải pháp chuyên sâu, thường không mở rộng cho công chúng, nhằm thúc đẩy hợp tác và giao dịch B2B.

Tại Việt Nam, một số trade show chuyên ngành tiêu biểu gồm Vietnam Manufacturing Expo (VME) và SIE trong lĩnh vực công nghiệp sản xuất, Vietnam Expo và Vietnam International Sourcing Expo về thương mại và chuỗi cung ứng, Vietbuild trong ngành xây dựng nội thất, Vietfood & Beverage và ProPak Vietnam cho ngành thực phẩm, cùng Vietnam Medi-Pharm Expo trong lĩnh vực y tế và dược phẩm.

Hội chợ thương mại tiêu dùng (Consumer Trade Show)

Hội chợ thương mại tiêu dùng là hình thức sự kiện hướng đến khách hàng cuối. Tại đây, doanh nghiệp sẽ đưa sản phẩm, dịch vụ tiếp cận trực tiếp người mua. Thông qua hoạt động trưng bày, trải nghiệm, chương trình ưu đãi tại chỗ, doanh nghiệp có cơ hội tương tác với người tiêu dùng, thu thập phản hồi, nắm bắt hành vi mua sắm. Mục tiêu của loại hình hội chợ này là kích thích nhu cầu tiêu dùng,  nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu trên thị trường.

Trade show ảo (Virtual Trade Show)

Trade show ảo là hình thức triển lãm được tổ chức hoàn toàn trên nền tảng trực tuyến, cho phép doanh nghiệp trưng bày sản phẩm, giới thiệu giải pháp, tổ chức hội thảo và gặp gỡ khách hàng thông qua không gian số. Nhờ không phụ thuộc vào địa điểm hay thời gian, doanh nghiệp có thể tiếp cận người tham gia từ nhiều khu vực khác nhau, mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, trade show ảo giúp tối ưu chi phí tổ chức do giảm thiểu các khoản liên quan đến thuê địa điểm, gian hàng, vận chuyển hay nhân sự tại chỗ. Hình thức này cũng mang lại sự linh hoạt cao trong việc quản lý nội dung, đo lường hành vi người tham dự thông qua dữ liệu trực tuyến, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và cải thiện chiến lược tiếp thị. Với sự phát triển của công nghệ số, trade show ảo ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như một giải pháp phù hợp trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.

Trade show kết hợp B2B và B2C

Trade show kết hợp B2B và B2C là mô hình triển lãm đáp ứng đồng thời nhu cầu của doanh nghiệp trong ngành và người tiêu dùng cuối. Sự kiện bao gồm các khu vực trưng bày và trải nghiệm sản phẩm, cho phép doanh nghiệp vừa giới thiệu năng lực, giải pháp đến đối tác tiềm năng vừa tiếp cận trực tiếp khách hàng đại chúng.

Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường, tận dụng tối đa giá trị của một sự kiện thông qua nhiều mục tiêu khác nhau. Bên cạnh việc tìm kiếm đối tác, nhà phân phối hoặc cơ hội hợp tác, doanh nghiệp còn có thể quảng bá thương hiệu, thu thập phản hồi thực tế từ người tiêu dùng và đánh giá mức độ đón nhận của thị trường. Nhờ đó, trade show kết hợp B2B và B2C ngày càng được ưa chuộng trong các ngành hàng có tính ứng dụng cao và hướng mạnh đến trải nghiệm khách hàng.

Trade show kết hợp offline & online (Hybrid Trade Show)

Hybrid trade show là mô hình triển lãm kết hợp sự kiện trực tiếp với nền tảng trực tuyến, cho phép người tham gia lựa chọn hình thức phù hợp, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận. Bên cạnh trải nghiệm tại chỗ như trưng bày sản phẩm, gặp gỡ và giao thương, hình thức này còn tích hợp gian hàng ảo, hội thảo trực tuyến, livestream giới thiệu sản phẩm nhằm tăng tương tác và kết nối từ xa. Nhờ tính linh hoạt, tối ưu chi phí và khả năng kéo dài hiệu quả truyền thông, hybrid trade show ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Các chi phí tham gia Trade show

Khi lên kế hoạch tham gia trade show, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách phù hợp. Chi phí tham dự hoặc trưng bày có thể khác nhau tùy quy mô sự kiện và vai trò tham gia, song thông thường tổng chi phí có thể lên đến vài chục triệu.

Chi phí đối với doanh nghiệp trưng bày (Exhibitors)

Doanh nghiệp trưng bày thường phát sinh nhiều khoản chi, bao gồm thuê diện tích gian hàng, thiết kế và thi công không gian trưng bày, vận chuyển gian hàng và thiết bị, chi phí bốc dỡ và lắp đặt tại khu triển lãm. Ngoài ra còn có chi phí đi lại, lưu trú cho nhân sự trực gian hàng, các tài liệu tiếp thị phục vụ sự kiện, sản phẩm mẫu hoặc quà tặng quảng bá.

Chi phí đối với người tham quan (Attendees)

Người tham quan trade show vẫn phát sinh một số chi phí, nhưng mức chi thấp hơn nhiều so với việc trưng bày gian hàng. Các khoản chủ yếu gồm phí tham dự, chi phí di chuyển và lưu trú cho nhân sự. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn tham quan để kết nối và mở rộng quan hệ kinh doanh, thay vì đầu tư gian hàng riêng.

Quy trình tổ chức một Trade show thành công

Xác định mục tiêu tổ chức

Trước khi triển khai trade show, đơn vị tổ chức cần xác định rõ mục tiêu cốt lõi mà sự kiện hướng tới. Mục tiêu có thể bao gồm xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu, giới thiệu hoặc ra mắt sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác chiến lược, mở rộng thị trường hoặc thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Việc làm rõ mục tiêu ngay từ đầu giúp tránh tổ chức dàn trải, thiếu trọng tâm và lãng phí nguồn lực.

Bên cạnh đó, mục tiêu tổ chức cần được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu có thể đo lường, chẳng hạn như số lượng khách tham dự, số lượt tiếp xúc tiềm năng, cơ hội hợp tác được tạo ra hoặc mức độ nhận diện thương hiệu sau sự kiện. Khi mục tiêu được xác định rõ ràng và nhất quán, đơn vị tổ chức sẽ dễ dàng xây dựng kịch bản, lựa chọn hình thức tổ chức, phân bổ ngân sách và triển khai hoạt động truyền thông phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể của trade show.

Phân tích đối tượng tham gia

Việc xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu giúp trade show được thiết kế sát với nhu cầu thực tế và nâng cao hiệu quả tổ chức. Khi hiểu rõ người tham dự, đơn vị tổ chức có thể xây dựng nội dung, hình thức và trải nghiệm phù hợp, tránh dàn trải hoặc sai lệch trọng tâm. Cụ thể, cần làm rõ các yếu tố sau:

• Đối tượng tham gia: doanh nghiệp trong ngành, nhà đầu tư hay người tiêu dùng cuối.
• Mối quan tâm chính: sản phẩm, dịch vụ, công nghệ hoặc giải pháp mà họ đang tìm kiếm.
• Mục tiêu khi tham dự: thu thập thông tin, tìm kiếm cơ hội hợp tác, mở rộng kinh doanh hoặc giải quyết nhu cầu cụ thể.

Lựa chọn thời gian và địa điểm

Địa điểm, thời điểm tổ chức là những yếu tố quyết định khả năng thu hút người tham dự trade show. Không gian sự kiện cần thuận tiện cho việc di chuyển, có quy mô phù hợp với số lượng gian hàng, khách tham quan, đáp ứng tốt yêu cầu trưng bày. Thời gian tổ chức phải được lựa chọn hợp lý, phù hợp với lịch trình của nhóm khách mục tiêu, tránh trùng với các sự kiện lớn nhằm tối ưu hiệu quả tham dự.

Lập kế hoạch ngân sách

Ngân sách cần được phân bổ chi tiết cho từng hạng mục như thuê địa điểm, thiết kế gian hàng, truyền thông và vận hành. Việc kiểm soát ngân sách giúp hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ

Việc hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức trade show. Các đối tác như công ty tổ chức sự kiện, đơn vị thiết kế và thi công gian hàng, đơn vị kỹ thuật âm thanh ánh sáng, truyền thông sẽ hỗ trợ triển khai các hạng mục theo đúng kế hoạch đề ra.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên giúp hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình chuẩn bị và vận hành sự kiện. Nhờ vậy, đơn vị tổ chức có thể kiểm soát tốt chất lượng triển khai, tối ưu nguồn lực và nâng cao tính chuyên nghiệp, góp phần tạo nên một trade show hiệu quả và đồng bộ.

Triển khai truyền thông và mời tham dự

Truyền thông đóng vai trò thu hút người tham gia trade show và quyết định mức độ lan tỏa của sự kiện. Các thông điệp cần được xây dựng nhất quán, bám sát mục tiêu tổ chức, đồng thời làm rõ giá trị mà trade show mang lại cho từng nhóm đối tượng.

Việc triển khai truyền thông nên được thực hiện trên nhiều kênh phù hợp như website, mạng xã hội, email marketing, báo chí chuyên ngành hoặc đối tác truyền thông. Song song đó, công tác mời tham dự cần được thực hiện có chọn lọc, tập trung vào đúng nhóm khách mục tiêu nhằm nâng cao chất lượng kết nối tại sự kiện. Hoạt động truyền thông sẽ góp phần gia tăng độ nhận biết, thúc đẩy đăng ký tham gia và tạo tiền đề cho một trade show thành công.

Tổ chức và vận hành sự kiện

Trong suốt thời gian diễn ra trade show, công tác điều phối và vận hành cần được thực hiện chặt chẽ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Ban tổ chức cần phân công rõ ràng nhân sự phụ trách từng hạng mục như tiếp đón, hỗ trợ doanh nghiệp trưng bày, quản lý kỹ thuật, an ninh và hậu cần nhằm duy trì sự ổn định của sự kiện.

Bên cạnh đó, việc theo dõi sát sao tiến độ và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh là yếu tố quan trọng giúp hạn chế gián đoạn trải nghiệm của người tham dự. Khi công tác vận hành được triển khai linh hoạt và chuyên nghiệp, trade show không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn tạo ấn tượng tích cực, góp phần nâng cao sự hài lòng của doanh nghiệp tham gia và khách tham quan.

Đánh giá sau sự kiện

Sau khi trade show kết thúc, ban tổ chức cần tổng hợp dữ liệu và đánh giá kết quả đạt được. Các chỉ số thường xem xét gồm số lượng khách tham dự, mức độ tương tác, hiệu quả truyền thông, chi phí thực tế so với kế hoạch và phản hồi từ doanh nghiệp trưng bày cùng khách tham quan.

Bên cạnh đó, việc theo dõi sau sự kiện giúp kéo dài giá trị của trade show. Hoạt động duy trì liên hệ, hỗ trợ kết nối giữa các bên tham gia và rút kinh nghiệm sẽ góp phần nâng cao chất lượng tổ chức cho các lần tiếp theo.

Kết luận

Trade show không chỉ là không gian trưng bày sản phẩm mà còn là kênh kết nối giữa doanh nghiệp, khách hàng và đối tác. Khi chọn đúng loại hình và triển khai theo quy trình rõ ràng, trade show mang lại giá trị dài hạn về thương hiệu, kinh doanh và quan hệ thị trường.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có góc nhìn tổng quan về trade show, từ khái niệm, các loại hình đến quy trình tổ chức hiệu quả. Nếu doanh nghiệp đang tìm đơn vị thiết kế, thi công gian hàng trade show hãy liên hệ ngay VIMCS.