Chi phí tổ chức sự kiện là yếu tố mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay quan tâm. Việc xác định rõ chi phí cho từng hạng mục giúp đơn vị tổ chức chủ động kiểm soát các khoản phát sinh trước, trong và sau sự kiện. Hãy cùng VIMCS tìm hiểu các hạng mục chi phí và báo giá tổ chức sự kiện chi tiết trong bài viết dưới đây.
Các loại chi phí khi tổ chức sự kiện
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm là một trong những yếu tố cần quan tâm đầu tiên khi tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, hình ảnh và trải nghiệm của khách tham dự. Việc lựa chọn tổ chức sự kiện tại khuôn viên công ty, khu du lịch, trung tâm sự kiện sẽ quyết định phần lớn đến ngân sách và phương án triển khai.
Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện 20/10 tại TPHCM
Hiện nay, địa điểm tổ chức sự kiện được phân loại như sau:
- Địa điểm do doanh nghiệp tự chuẩn bị: Bao gồm khuôn viên công ty hoặc các địa điểm doanh nghiệp được cấp phép tổ chức. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng nhưng cần đầu tư thêm cho khâu setup và vận hành.
- Địa điểm thuê: Là các trung tâm hội nghị, trung tâm sự kiện, khu du lịch hoặc không gian chuyên phục vụ tổ chức sự kiện. Những địa điểm này đã có sẵn nhiều tiện ích, giúp quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp hơn.
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm:
- Chi phí đặt cọc và thuê địa điểm
- Chi phí bảo hiểm (an toàn lao động, an toàn cho người tham dự)
- Chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu có)
- Các chi phí vận hành như điện, nước, bảo vệ và vệ sinh
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Bên cạnh chi phí, việc lựa chọn địa điểm phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo:
- Vị trí thuận tiện, dễ dàng di chuyển cho khách mời
- Có bãi đỗ xe hoặc khu vực đỗ phương tiện phù hợp
- Nằm gần các tuyến đường lớn hoặc mặt tiền, thuận lợi cho việc vận chuyển và thi công
- Lối vào rộng rãi, không gian thông thoáng
- Có lối thoát hiểm và phương án dự phòng để đảm bảo an toàn
Chi phí thiết kế và thi công
Chi phí thiết kế và thi công là hạng mục thể hiện rõ nhất hình ảnh, thông điệp và sự chuyên nghiệp của sự kiện. Ở giai đoạn này, đơn vị tổ chức sẽ thực hiện thiết kế concept tổng thể để đảm bảo sự kiện có tính nhận diện cao và đồng nhất với thương hiệu.
Các hạng mục thiết kế thường bao gồm backdrop sân khấu, standee, cổng chào cùng booth trưng bày và các ấn phẩm trang trí liên quan. Sau khi thống nhất phương án thiết kế, đội ngũ thi công sẽ tiến hành lắp đặt theo đúng bản vẽ.
Chi phí cho hạng mục này phụ thuộc vào quy mô sự kiện cùng mức đầu tư và chất liệu sử dụng. Nếu khách hàng có yêu cầu bổ sung, chi phí này cũng sẽ được tính vào báo giá. Việc tính toán và triển khai bài bản sẽ giúp không gian sự kiện trở nên nổi bật, thu hút khách tham dự và nâng cao hiệu quả truyền thông.
Chi phí thiết bị sự kiện
Chi phí thiết bị sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chương trình diễn ra ổn định và chuyên nghiệp. Tùy theo quy mô và tính chất sự kiện, các thiết bị được lựa chọn và bố trí phù hợp nhằm tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự. Mức chi phí cho hạng mục này phụ thuộc vào số lượng, thời gian sử dụng và yêu cầu kỹ thuật.
Các hạng mục thiết bị bao gồm:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Máy chiếu phục vụ trình chiếu nội dung
- Nhà bạt, bàn ghế phục vụ không gian sự kiện
Chi phí nhân sự sự kiện
Đối với chi phí nhân sự như MC, PG/PB, lễ tân, điều phối, kỹ thuật, an ninh và hậu cần, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng đội ngũ nhân sự nội bộ để đảm nhiệm nhằm tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện.
Trong trường hợp doanh nghiệp không đủ nhân sự hoặc cần đảm bảo tính chuyên nghiệp cho chương trình, việc thuê đội ngũ nhân sự từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là lựa chọn phù hợp. Các đơn vị này sẽ cung cấp nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, góp phần giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn và để lại ấn tượng tốt với khách mời.
Chi phí nội dung và kịch bản chương trình
Kịch bản sự kiện là tài liệu mô tả trình tự các hoạt động, lời thoại (cho MC), thời gian, nhân sự, kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng) diễn ra từ A – Z trong một sự kiện. Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư cho hạng mục này để đảm bảo thành công của chương trình.
Ở hạng mục này, đơn vị tổ chức sẽ thực hiện:
- Xây dựng kịch bản tổng thể: xác định nội dung chính, trình tự chương trình, thời lượng từng phần và các mốc quan trọng.
- Thiết kế điểm nhấn chương trình: sắp xếp các tiết mục, hoạt động tương tác hoặc khoảnh khắc cao trào phù hợp với thông điệp sự kiện.
- Biên tập nội dung chi tiết và lời dẫn MC: đảm bảo ngôn từ rõ ràng, thống nhất, phù hợp với đối tượng khách mời và phong cách sự kiện.
Thông thường, kịch bản sự kiện do đơn vị agency tổ chức đảm nhiệm xây dựng. Doanh nghiệp sẽ xem xét nội dung chương trình do agency đề xuất, sau đó hai bên phối hợp trao đổi, điều chỉnh và thống nhất để hoàn thiện kịch bản phù hợp với mục tiêu sự kiện.
Chi phí truyền thông
Truyền thông chính là cách để sự kiện của bạn được nhiều người biết đến và ghi nhớ lâu dài. Không chỉ trong ngày diễn ra, hoạt động truyền thông còn bắt đầu từ trước và sau sự kiện để duy trì hiệu ứng lan tỏa.
Thông thường, đơn vị tổ chức sẽ hỗ trợ thiết kế các ấn phẩm quảng bá như poster, banner hay bài viết giới thiệu. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng phạm vi tiếp cận, hãy kết hợp triển khai quảng cáo trên các nền tảng MXH như Facebook, Google,… Nhiều đơn vị agency ngoài việc tổ chức sự kiện cũng cung cấp dịch vụ livestream, quay phim và chụp ảnh chuyên nghiệp. Những footage này sẽ được doanh nghiệp dùng để phục vụ hoạt động truyền thông và truyền thông nội bộ.
Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện
Chi phí tiệc ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách tham dự. Việc lựa chọn hình thức tiệc, thực đơn và đơn vị cung cấp cần được cân nhắc để phù hợp ngân sách và đảm bảo chất lượng phục vụ.
Tùy theo tính chất chương trình, tiệc sự kiện có thể tổ chức dưới nhiều hình thức như tiệc nhẹ, teabreak, buffet hoặc tiệc theo món tại nhà hàng. Mỗi hình thức phù hợp với quy mô, thời lượng và đối tượng khách mời khác nhau.
Với các sự kiện có phục vụ tiệc, đây thường là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn, dao động khoảng 30-50% tổng chi phí. Do đó, việc xác định phương án phù hợp ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Hiện nay, thực đơn tiệc ngày càng được thiết kế linh hoạt theo từng sự kiện. Các buổi tiệc nhẹ và buffet được ưu tiên nhờ tính tiện lợi. Xu hướng lựa chọn thực đơn cũng hướng đến món ăn tốt cho sức khỏe, sử dụng nguyên liệu sạch, hạn chế đồ chiên rán và ưu tiên trái cây tươi.
Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện
Chi phí giấy phép liên quan đến các yêu cầu pháp lý trong quá trình tổ chức sự kiện. Hạng mục này bao gồm chi phí xin giấy phép tổ chức và chi phí bản quyền âm nhạc (nếu sử dụng). Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục để sự kiện diễn ra đúng quy định pháp luật.
Chi phí dự phòng
Trong thực tế triển khai sự kiện, các yếu tố phát sinh ngoài kế hoạch là điều khó tránh khỏi. Những thay đổi về thời tiết, kỹ thuật, nhân sự đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách chương trình. Vì vậy, việc xây dựng một khoản chi phí dự phòng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch giúp đảm bảo tính chủ động trong quá trình tổ chức.
Chi phí dự phòng không có một tỷ lệ cố định áp dụng cho tất cả các sự kiện. Mức ngân sách này cần được xác định dựa trên quy mô, tính chất chương trình và mức độ phức tạp trong khâu triển khai. Theo kinh nghiệm của các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, chi phí dự phòng thường được phân bổ ở mức từ 5% đến 10% tổng ngân sách. Tỷ lệ này có thể điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với mức độ rủi ro và yêu cầu cụ thể của từng sự kiện.
Báo giá các hạng mục tổ chức sự kiện (tham khảo)
Bảng báo giá thiết bị sự kiện
| Hạng mục | Mô tả | Đơn giá |
|---|---|---|
| Sân khấu | Khung sắt hộp, sàn ván gỗ. Phủ bạt hiflex hoặc thảm. Kích thước theo khảo sát | 150.000 – 180.000 VNĐ/m² |
| Màn hình LED P3.91 | Độ phân giải cao. Cabin 500×500mm. Bao gồm cáp tín hiệu | 900.000 – 1.200.000 VNĐ/m² |
| Hệ thống ánh sáng | Par LED, moving beam. Điều khiển DMX | 6.000.000 – 7.000.000 VNĐ/gói |
| Hệ thống âm thanh | Loa full, loa sub, micro, mixer. Kèm kỹ thuật vận hành | 8.000.000 – 9.500.000 VNĐ/gói |
| Backdrop sân khấu | Bạt hiflex chống xuyên sáng, khung sắt gia cố | 120.000 – 180.000 VNĐ/m² |
| Cổng chào | Cổng hơi, cổng bóng hoặc fomex theo thiết kế | 3.000.000 – 9.000.000 VNĐ/gói |
| Bàn tròn | Phủ khăn theo màu doanh nghiệp | 150.000 – 300.000 VNĐ/cái |
| Ghế banquet | Đeo nơ theo màu doanh nghiệp | 30.000 – 45.000 VNĐ/cái |
| Bục phát biểu | Bục gỗ kèm hoa trang trí | 500.000 – 1.000.000 VNĐ/bộ |
| Giàn truss | Treo đèn và thiết bị âm thanh | 150.000 – 250.000 VNĐ/m |
| Bộ cắt băng khai trương | Khay, kéo, hoa, vải cắt băng | 1.000.000 – 1.300.000 VNĐ/bộ |
Bảng giá nhân sự
| Vị trí nhân sự | Mô tả công việc | Đơn giá (VNĐ/ngày) |
|---|---|---|
| MC | Dẫn dắt chương trình theo kịch bản | 3.000.000 – 6.000.000 |
| PG/PB | Đón tiếp, hỗ trợ khách mời, activation | 700.000 – 1.200.000 |
| Lễ tân | Check-in, hướng dẫn khách mời | 600.000 – 1.000.000 |
| Điều phối chương trình | Quản lý tiến độ, kết nối các bộ phận | 1.500.000 – 3.000.000 |
| Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng | Vận hành, xử lý kỹ thuật | 1.200.000 – 2.500.000 |
| Nhân sự hậu cần | Setup, hỗ trợ thi công, tháo dỡ | 600.000 – 1.000.000 |
| Nhân sự an ninh | Đảm bảo an toàn, trật tự | 700.000 – 1.200.000 |
Bảng giá các hạng mục khác
| Hạng mục | Nội dung chi tiết | Đơn giá |
|---|---|---|
| Thiết kế 2D | Thiết kế các ấn phẩm sự kiện như backdrop, standee, hashtag cầm tay, banner, POSM cơ bản | 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ / gói |
| Thiết kế 3D | Thiết kế sân khấu, photobooth, dựng phối cảnh 3D và layout tổng thể không gian sự kiện | 2.000.000 – 7.000.000 VNĐ / gói |
| Thiết kế visual chương trình | Xây dựng visual chủ đạo, hình ảnh trình chiếu, visual cho các tiết mục biểu diễn | 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ / gói |
| Nội dung & kịch bản | Bao gồm kịch bản khung, kịch bản kỹ thuật, kịch bản MC và timeline chương trình | 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ / gói |
| Tiệc mặn | Thực đơn theo suất, phù hợp tiệc chính hoặc chương trình kéo dài | 300.000 – 500.000 VNĐ / suất / người |
| Teabreak – tiệc ngọt | Bánh ngọt, trái cây, trà, cà phê, nước giải khát | 80.000 – 150.000 VNĐ / suất / người |
| Tiệc buffet | Buffet tiêu chuẩn, đa dạng món, phù hợp hội nghị và sự kiện đông khách | 250.000 – 300.000 VNĐ / suất / người |
| Thi công & setup sự kiện | Lắp đặt và tháo dỡ thiết bị, sân khấu, khu vực trưng bày. Chi phí phụ thuộc quy mô | 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ / gói |
| Vận chuyển thiết bị | Vận chuyển hai chiều thiết bị và vật tư sự kiện. Đơn giá thay đổi theo quãng đường | 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ / gói |
Lưu ý:
- Bảng giá mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo quy mô, thời gian, địa điểm và yêu cầu của từng sự kiện.
- Chi phí thực tế được điều chỉnh sau khi khảo sát mặt bằng và thống nhất phương án triển khai.
- Đơn giá chưa bao gồm VAT (nếu có) và các chi phí phát sinh ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận.
- Các hạng mục phát sinh chỉ được thực hiện khi có xác nhận từ phía khách hàng.
- Báo giá có hiệu lực trong vòng 7-14 ngày kể từ ngày gửi.
- Lịch thanh toán và điều khoản hợp đồng được quy định trong văn bản ký kết giữa hai bên.
- Với sự kiện quy mô lớn, chi phí có thể điều chỉnh theo điều kiện thực tế.
Lời kết
Trên đây là bảng tổng hợp các hạng mục chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập ngân sách. Mức đơn giá mang tính tham khảo và chưa bao gồm thuế VAT.
Để nhận báo giá phù hợp với nhu cầu thực tế và tối ưu chi phí, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với VIMCS. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn, khảo sát và gửi báo giá chi tiết, nhanh chóng, chính xác theo từng yêu cầu. VIMCS cam kết cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
LIÊN HỆ NGAY VỚI VIMCS
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI TỐT NHẤT
HOTLINE: 028 220 81168
Hoặc bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây để được hỗ trợ