Mẫu đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện mới nhất 2025

Hàng năm, các doanh nghiệp tại Việt Nam lại tổ chức các chương trình sự kiện cho những dịp đặc biệt. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, đúng quy định và đạt hiệu quả cao, việc xin cấp phép tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Đơn vị tổ chức khi này cần viết đơn xin tổ chức sự kiện cho cơ quan có thẩm quyền. Vậy đơn xin tổ chức sự kiện là gì? Những loại hình sự kiện nào cần xin giấy phép? Hãy cùng VIMCS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Đơn xin tổ chức sự kiện là gì?

Đơn xin tổ chức sự kiện là một văn bản chứa các thông tin cần được điền đầy đủ và chính xác, nhằm mục đích để nghị cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp phép tổ chức cho một sự kiện nhất định.

Một đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin về đơn vị tổ chức: Bao gồm tên tổ chức/cá nhân đứng đơn, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin liên hệ của người đại diện.
• Chi tiết sự kiện: Tên sự kiện, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra, quy mô dự kiến và mục đích của chương trình.
• Nội dung chương trình: Danh sách các hoạt động chính, bao gồm biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, hội thảo, hoặc các phần trình bày đặc biệt.
• Biện pháp an toàn: Phương án kiểm soát an ninh, đảm bảo an toàn cho khách tham dự, phương án phòng cháy chữa cháy và sơ tán khẩn cấp.
• Phương án xử lý sự cố: Kế hoạch đối phó với tình huống khẩn cấp như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hoặc vấn đề an ninh.
• Cam kết tuân thủ quy định: Xác nhận từ đơn vị tổ chức về việc tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý, đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý.
• Tài liệu kèm theo: Các giấy tờ bổ sung như giấy phép kinh doanh (nếu có), hợp đồng thuê địa điểm, sơ đồ sự kiện và các văn bản liên quan khác.

Mẫu đơn này có thể được điều chỉnh tùy theo yêu cầu của cơ quan quản lý và đặc điểm riêng của từng sự kiện.

Những sự kiện nào cần phải xin giấy phép?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, những sự kiện mang tính chất gia đình như hiếu hỉ, ma chay, sinh nhật,… thì không cần xin giấy phép. Còn lại hầu hết các sự kiện, chương trình nếu muốn tổ chức đều phải xin cấp phép tổ chức sự kiện. Một số loại hình sự kiện cần xin giấy phép bao gồm:

• Hội chợ, triển lãm và gian hàng thương mại: Các hoạt động như hội chợ, triển lãm hay gian hàng thương mại thường phải được cơ quan chức năng cấp phép để đảm bảo rằng các quy định về an toàn, bảo vệ môi trường và hoạt động kinh doanh được tuân thủ nghiêm ngặt.
• Chương trình âm nhạc và biểu diễn nghệ thuật: Những sự kiện như hòa nhạc, concert hay các buổi biểu diễn nghệ thuật công cộng cần giấy phép nhằm đảm bảo an toàn, duy trì trật tự và phòng tránh các tác động tiêu cực có thể xảy ra.
• Sự kiện thể thao và cuộc thi đua: Các giải đấu thể thao, cuộc thi đua xe hay các hoạt động thể thao quy mô lớn thường yêu cầu giấy phép để bảo vệ an ninh cho người tham gia và khán giả.
• Sự kiện cộng đồng và lễ hội văn hóa:Sự kiện gắn kết cộng đồng như lễ hội địa phương cần giấy phép để khẳng định cam kết về an toàn và trật tự, giúp mọi người tận hưởng những khoảnh khắc ý nghĩa cùng nhau.
• Sự kiện quy mô lớn có đông người tham gia: Bất kỳ hoạt động nào dự kiến thu hút lượng lớn khán giả hay công chúng đều cần giấy phép để đảm bảo các biện pháp an ninh, kiểm soát đám đông và quản lý giao thông được thực hiện hiệu quả.
• Sự kiện liên quan đến ẩm thực và đồ uống: Các hội chợ ẩm thực, lễ hội rượu vang hay các sự kiện tương tự yêu cầu phải có giấy phép để đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm được duy trì.
• Sự kiện có ảnh hưởng đến giao thông và môi trường: Những hoạt động như diễu hành, lễ hội pháo hoa hay các sự kiện có thể gây cản trở giao thông hoặc tác động tiêu cực đến môi trường cần phải được cơ quan chức năng phê duyệt.

Lưu ý rằng quy định này có thể thay đổi phụ thuộc vào từng thời điểm, vùng lãnh thổ và quy định pháp lý của từng nơi. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm hiểu trước về quy định của cơ quan chức năng địa phương.

Xem thêm:

• Kế hoạch tổ chức lễ Kick – off thành công
• Lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
• Quy trình tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm mới

Mẫu đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện

Mẫu đơn xin tổ chức triển lãm

Thủ tục nộp đơn xin tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin phép theo quy định

Bộ hồ sơ xin tổ chức sự kiện bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng).
• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.(bản chính có dấu đỏ).
• Kịch bản nội dung sự kiện (bản chính có dấu đỏ).
• Văn bản cam kết thực thi đầy đủ các quy định của pháp luật về quyền tác giả hoặc bản sao hợp đồng với tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả (bản chính có dấu đỏ).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện (bản sao có công chứng).

Các giấy tờ trước khi nộp cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo rằng các thông tin ghi trên đó là chính xác. Khi photo công chứng giấy tờ liên quan thì nên chuẩn bị 2-3 bộ kèm theo để quá trình cấp phép diễn ra thuận lợi.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Có ba cách thức để gửi hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện:

1. Nộp trực tiếp: Giao hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý.
2. Gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Sử dụng dịch vụ chuyển phát (nếu được cơ quan cho phép).
3. Nộp trực tuyến: Đăng tải hồ sơ qua Cổng Dịch vụ Công.

Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có trụ sở hoặc cư trú tại địa phương – cũng như các chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc đơn vị trực thuộc của các cơ quan, tổ chức trung ương đặt tại địa phương – cần gửi hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm trực tiếp đến Sở.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ, Sở phải giải quyết và cấp giấy phép trong vòng 10 ngày làm việc; nếu không cấp giấy phép, Sở phải trình bày rõ lý do qua văn bản.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ, cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Cơ quan có thẩm quyền sẽ nhận hồ sơ và kiểm tra tính pháp lý của tài liệu, mức độ tuân thủ quy định và các tác động về an ninh, trật tự, môi trường, vệ sinh.

Nếu đạt yêu cầu, cơ quan sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện kèm theo các điều kiện cần tuân thủ. Kết quả xét duyệt sẽ được thông báo cho đơn vị xin phép. Mọi thay đổi về địa điểm, thời gian hay quy mô sự kiện cần được cập nhật lại với cơ quan.

Xem thêm:

• Dịch vụ sản xuất Gian hàng hội chợ trọn gói
• Thuê dịch vụ tổ chức Push Sale trọn gói từ A-Z

Các đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy theo loại hình sự kiện mà bạn tổ chức, cơ quan giải quyết hồ sơ cấp phép cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cơ quan chủ quản và các hình thức sự kiện tương ứng:

• Thủ tướng Chính phủ: Dành cho hội nghị, hội thảo quốc tế quy mô cao với sự tham dự của các lãnh đạo cấp cao (như Bộ trưởng hoặc tương đương) của các quốc gia; hoặc các sự kiện có nội dung liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc bí mật quốc gia.
• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương: Phụ trách các hội nghị, sự kiện quốc tế do cơ quan hoặc địa phương tổ chức, không thuộc diện phải xin phép từ Thủ tướng Chính phủ.
• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Quản lý các sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
• Bộ/Sở thông tin truyền thông: Chịu trách nhiệm đối với các sự kiện như họp báo, công bố, tuyên truyền, đặc biệt khi có sự tham gia của các đơn vị, cá nhân từ bên ngoài lãnh thổ.
• Bộ/Ban chỉ huy quân sự, Bộ tư lệnh công binh, Tổng Cục (Cục) An ninh: Phụ trách các sự kiện sử dụng các vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa, hay các sự kiện có sự góp mặt của các cơ quan chính phủ.
• Sở Văn hóa và Thể thao Du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Quản lý các sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập,…
• Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Chịu trách nhiệm với các sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và đã đăng ký bản quyền.

Mỗi loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền tương ứng. Những cơ quan thường tiếp nhận hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện phổ biến bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Xem thêm:

• Bí kíp chạy Activation hiệu quả
• Quy trình Tổ chức sự kiện cơ bản