Xin giấy phép tổ chức chạy Roadshow: Quy trình, thủ tục, hồ sơ

Roadshow là một hình thức quảng bá sản phẩm, thương hiệu được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong chiến dịch Marketing. Tuy nhiên, muốn tổ chức chạy roadshow thì cần phải xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Đây cũng là thách thức mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải.

Vậy làm thế nào để xin giấy phép tổ chức chạy Roadshow? Với kinh nghiệm triển khai Roadshow trên toàn quốc cho hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ như Cafe Phố, ZaloPay, Tân Á Đại Thành, chúng tôi đã tổng hợp thông tin, cũng như hướng dẫn giúp quý doanh nghiệp có thể xin được giấy phép chạy Roadshow một cách thuận lợi nhất.

Giấy phép chạy Roadshow là gì?

Giấy phép chạy roadshow là giấy phép do cơ quan chức năng cấp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân để tổ chức hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố, nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu, yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn giao thông, trật tự công cộng và tuân thủ pháp luật. Đây là thủ tục pháp lý cần thiết cho mọi hình thức roadshow diễu hành (xe máy, ô tô, xe đạp…) để tránh bị xử phạt, vì hoạt động này có thể ảnh hưởng đến giao thông đô thị.

Chạy Roadshow có cần phải xin giấy phép không?

Roadshow là hình thức quảng cáo lưu động, sử dụng các phương tiện di chuyển trên đường phố như ô tô, xe máy, xe đạp, xe tải hoặc đội hình đi bộ nhằm truyền tải thông điệp thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ đến đông đảo công chúng. Các phương tiện tham gia Roadshow thường được thiết kế, trang trí hoặc dán decal quảng cáo nổi bật để thu hút sự chú ý của người đi đường.

Do hoạt động Roadshow diễn ra trên các tuyến giao thông công cộng, có khả năng tác động đến trật tự và an toàn giao thông, nên việc tổ chức Roadshow bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp phép theo quy định. Đặc biệt, những chương trình triển khai trong thời gian dài, có quy mô lớn hoặc phát sinh tiếng ồn đều cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh gây ảnh hưởng đến sinh hoạt của người dân.

Vì vậy, các đơn vị tổ chức Roadshow cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi triển khai. Giấy phép sẽ quy định cụ thể về thời gian, địa điểm hoạt động, số lượng phương tiện, nhân sự tham gia cũng như các yêu cầu liên quan đến an toàn và trật tự đô thị. Việc tìm hiểu và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật ngay từ đầu sẽ giúp chiến dịch Roadshow được triển khai thuận lợi, hiệu quả và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý.

Xin giấy phép chạy Roadshow ở đâu? Cơ quan cấp phép tổ chức Roadshow

Thủ tục xin giấy phép chạy Roadshow sẽ được áp dụng theo quy định riêng của từng địa phương. Do đó, trước khi tổ chức, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy trình cấp phép tại khu vực dự kiến triển khai Roadshow nhằm đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Thông thường, hồ sơ xin phép chạy Roadshow được nộp và xét duyệt bởi các cơ quan chức năng như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Trung tâm Hành chính công tại địa phương tương ứng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ theo yêu cầu của từng đơn vị quản lý để được xem xét cấp phép.

Để quá trình xin giấy phép diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ trực tiếp với cơ quan chức năng có thẩm quyền để được hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và các lưu ý khi triển khai Roadshow tại địa phương.

Hồ sơ xin giấy phép chạy Roadshow gồm những gì?

Để xin giấy phép chạy Roadshow, doanh nghiệp cần chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ và chi tiết, bao gồm:

• Mẫu đơn xin phép chạy Roadshow: (Văn bản thông báo thực hiện quảng cáo) nêu rõ nội dung, thời gian, lộ trình và số lượng phương tiện tham gia.
• Hợp đồng thuê địa điểm hoặc nhân sự: Bản sao hợp đồng ký kết với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hoặc danh sách nhân sự tham gia đoàn.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Của tổ chức, cá nhân xin cấp Giấy phép hoặc của đơn vị sở hữu thương hiệu (bản sao có chứng thực).
• 02 bản mẫu (ma-két) sản phẩm quảng cáo: Phải in màu, thể hiện rõ nội dung dán trên xe hoặc phương tiện quảng cáo, trên đó có chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức xin phép.
• Giấy tờ chứng minh chất lượng hàng hóa: Bản sao các giấy tờ chứng nhận sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn và kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ chuyên ngành đối với lĩnh vực đặc thù: Đối với quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trong lĩnh vực y tế, nông nghiệp phải có các loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp. Ví dụ: Phiếu tiếp nhận bản công bố tiêu chuẩn chất lượng (với mỹ phẩm), Giấy xác nhận nội dung quảng cáo (với thực phẩm chức năng, thuốc), hoặc giấy phép lưu hành (với phân bón, thuốc bảo vệ thực vật).
• Văn bản chấp thuận của chủ phương tiện: Nếu sử dụng xe của đơn vị vận tải khác, cần có hợp đồng hoặc văn bản đồng ý cho thuê phương tiện để quảng cáo.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp đơn xin cấp giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa và Thể thao địa phương) và chờ đợi quyết định của họ trong thời hạn quy định.

Xem thêm: Chạy Roadshow xe máy là gì?

Xem thêm: Lợi ích của chạy Roadshow xe đạp

Mẫu đơn xin phép chạy Roadshow

Thủ tục xin giấy phép chạy Roadshow

Căn cứ theo Khoản 2, 3 Mục 2 Thông tư liên tịch số 06/2007/TTLT-BVHTT-BYT-BNN-BXD, quy trình xin giấy phép tổ chức Roadshow được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp phép chạy Roadshow theo đúng quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch của địa phương nơi dự kiến triển khai chương trình.

Bước 3: Trong thời gian khoảng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định nội dung và tính pháp lý của hồ sơ.

Bước 4: Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, Sở sẽ cấp giấy phép tổ chức Roadshow. Đối với các hồ sơ chưa đạt yêu cầu hoặc cần bổ sung, cơ quan tiếp nhận sẽ có văn bản phản hồi, nêu rõ lý do để doanh nghiệp hoàn thiện.

Nhớ rằng quy trình cụ thể có thể thay đổi tùy theo quy định địa phương và các yêu cầu cụ thể của sự kiện. Luôn làm việc chặt chẽ với cơ quan chức năng và tuân thủ các quy định pháp lý.

Thời hạn giải quyết cấp giấy phép chạy Roadshow

Thời gian cấp phép Roadshow thường từ 5 – 15 ngày kể từ khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Tùy quy định từng phường, quận, thời gian xử lý có thể nhanh trong 5 – 7 ngày hoặc kéo dài tối đa 15 ngày.

Với các trường hợp cần triển khai gấp, doanh nghiệp có thể xin văn bản chấp thuận từ lãnh đạo phường hoặc quận; một số hồ sơ có thể được cấp phép trong vòng 01 ngày.

Phí xin cấp giấy phép chạy Roadshow

Chi phí xin giấy phép tổ chức Roadshow được xác định dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Trong đó, khu vực triển khai (tỉnh, thành phố), loại hình phương tiện tham gia và quy mô chương trình là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí.

Cụ thể, Roadshow sử dụng phương tiện có kích thước lớn hoặc số lượng nhiều thường phát sinh chi phí cao hơn. Bên cạnh đó, lộ trình di chuyển, thời gian triển khai và phạm vi hoạt động cũng được cơ quan quản lý xem xét khi tính lệ phí cấp phép.

Vì mỗi địa phương áp dụng mức thu và quy định riêng, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan chức năng tại nơi tổ chức Roadshow để được cung cấp thông tin chi tiết, chính xác về lệ phí cần thực hiện.

Đơn vị tổ chức chạy Roadshow trọn gói – VIMCS

Thủ tục xin giấy phép Roadshow khá phức tạp, đòi hỏi thực hiện đúng quy trình pháp lý, khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian nếu tự triển khai.

Với dịch vụ tổ chức Roadshow trọn gói của VIMCS, chúng tôi đảm nhận toàn bộ hồ sơ và thủ tục xin giấy phép. Đội ngũ giàu kinh nghiệm, am hiểu quy định địa phương, giúp quá trình cấp phép nhanh chóng và đúng pháp luật.

Lựa chọn VIMCS, doanh nghiệp có thể yên tâm chạy Roadshow mà không lo thủ tục rườm rà hay chi phí phát sinh. Chúng tôi cam kết đồng hành xuyên suốt, đảm bảo chiến dịch diễn ra suôn sẻ.

Liên hệ VIMCS để được tư vấn và nhận báo giá dịch vụ Roadshow phù hợp.

Thông tin liên hệ:

VIMCS COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY

• Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City
• Hotline: 028 220 81168
• Email: info@vimcs.com