Tổ chức sự kiện thành công không chỉ dựa vào ý tưởng hay kịch bản chương trình. Người tổ chức cần có kế hoạch tài chính rõ ràng, chi tiết. Bảng dự trù kinh phí là công cụ giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo các hạng mục được chuẩn bị đầy đủ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định mức chi hợp lý, phân bổ nguồn lực hiệu quả và hạn chế phát sinh chi phí.
Bài viết sau sẽ cung cấp cái nhìn đầy đủ về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bao gồm vai trò, cấu trúc và cách lập bảng chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp và cá nhân có thể chủ động hơn trong việc chuẩn bị tài chính và triển khai sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Vì sao phải lập bảng dự trù kinh phí sự kiện?
Việc lập bảng dự trù kinh phí là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Dưới đây là những lý do mà ban nên lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện:
Đảm bảo tính khả thi về ngân sách
Mỗi sự kiện đều có giới hạn ngân sách cụ thể. Nếu không thể kiểm soát các hạng mục về thuê địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, nhân sự, quà tặng,… thì rất dễ vượt ngân sách cho phép.
Ví dụ, trong một chương trình hội nghị khách hàng có ngân sách 300 triệu đồng, nếu không lên kế hoạch rõ ràng, riêng phần chi cho backdrop và âm thanh ánh sáng có thể tiêu tốn đến 50% ngân sách mà không đảm bảo chất lượng tổng thể chương trình.
Giúp tối ưu chi phí theo từng hạng mục
Bảng dự trù giúp chia nhỏ ngân sách theo từng hạng mục: địa điểm, thi công, nhân sự, truyền thông, hậu cần,… Từ đó, người tổ chức có thể dễ dàng đánh giá hạng mục nào nên ưu tiên đầu tư, hạng mục nào có thể tiết giảm. Điều này đặc biệt quan trọng với các sự kiện có ngân sách hạn chế như activation, sampling hoặc khai trương quy mô nhỏ.
Là cơ sở để phê duyệt và ra quyết định
Trong doanh nghiệp, bảng dự trù kinh phí thường là tài liệu để trình ban giám đốc hoặc bộ phận tài chính phê duyệt. Qua đó các bên có thể feedback, điều chỉnh lại hạng mục chi tiêu trước khi triển khai sự kiện. Nếu thiếu bảng dự trù, quá trình thẩm định sẽ thiếu cơ sở, dễ dẫn đến trì hoãn hoặc rủi ro khi thi công thực tế.
Hạn chế rủi ro tài chính và pháp lý
Một bảng dự trù minh bạch giúp đối chiếu dễ dàng với các báo giá, hợp đồng và hóa đơn sau sự kiện. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ kiểm toán nội bộ, tránh sai sót và rủi ro về pháp lý trong thanh toán và quyết toán ngân sách.
Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Phân tích mục tiêu và quy mô chương trình
Trước khi lên chi phí, cần xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện là gì: quảng bá thương hiệu, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới hay tổ chức nội bộ. Mục tiêu sẽ quyết định mức độ đầu tư cho từng hạng mục.
Tiếp theo là xác định phạm vi:
- Loại sự kiện: hội thảo chuyên đề, lễ khai trương, lễ tổng kết cuối năm, roadshow,…
- Quy mô khách mời: Cần có con số ước tính chính xác, ví dụ: 150 người.
- Thời gian và địa điểm tổ chức: Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê mặt bằng, thiết bị và nhân sự. Ví dụ, thuê sảnh tiệc tại khách sạn 4 sao có chi phí từ 15 đến 40 triệu đồng trong 3-4 giờ.
Liệt kê các hạng mục chi phí
Cần liệt kê đầy đủ tất cả các hạng mục có khả năng phát sinh chi phí. Một bảng dự trù đầy đủ thường bao gồm:
- Chi phí địa điểm: Thuê mặt bằng, chi phí vệ sinh, bảo vệ, trang trí khu vực tổ chức.
- Thiết bị sự kiện: Bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, máy chiếu,…
- Nhân sự: MC, kỹ thuật viên, lễ tân, PG, đội hậu cần,…
- Ẩm thực: Suất ăn, nước uống, teabreak hoặc tiệc chính. Có thể tính theo phần hoặc theo đầu người (khoảng 300.000 – 1.500.000 VND/người tùy tiêu chuẩn).
- Truyền thông & quảng bá: Bao gồm chạy quảng cáo, thiết kế ấn phẩm truyền thông, chụp ảnh – quay phim,…
- Quà tặng và vật phẩm: In ấn, quà lưu niệm, phiếu ưu đãi,…
- Chi phí hành chính và phát sinh: Xin giấy phép, bảo hiểm sự kiện, chi phí giao thông,…
Ước tính và so sánh chi phí
Sau khi liệt kê hạng mục, bước tiếp theo là lấy báo giá từ ít nhất 2–3 nhà cung cấp uy tín cho mỗi hạng mục. So sánh mức giá, chất lượng và chính sách hậu mãi để chọn phương án tối ưu nhất. Việc này giúp đảm bảo chi phí sát thực tế và dễ điều chỉnh nếu cần cắt giảm hoặc tăng đầu tư cho một hạng mục.
Lập khoản dự trù ngân sách
Không nên sử dụng toàn bộ ngân sách cho các chi phí cố định. Một khoản dự phòng tương đương 10-15% tổng kinh phí nên được giữ lại để xử lý tình huống khẩn cấp như: thay đổi số lượng khách, thiết bị hỏng hóc, thời tiết không thuận lợi,…
Theo dõi và điều chỉnh ngân sách
Người tổ chức cần theo dõi tiến độ chi tiêu sát sao qua các công cụ quản lý như Google Sheets, Excel hoặc phần mềm chuyên dụng. Việc cập nhật liên tục giúp kiểm soát tốt dòng tiền, chủ động xử lý nếu có hạng mục vượt ngân sách. Đồng thời, đảm bảo số liệu phục vụ quyết toán và đánh giá hiệu quả tài chính sau sự kiện.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện mà bạn có thể tham khảo. Bạn hãy điều chỉnh các hạng mục và giá cho phù hợp với chương trình sắp tới của mình:
| Quy mô: 150 khách | Mục đích: Hội nghị khách hàng (Chi phí tạm tính) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| STT | Nhóm chi phí | Hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá (VND) | Thành tiền (VND) |
| 1 | Trang thiết bị & bố trí | Ghế banquet bọc nơ và phủ ghế | Bộ | 150 | 45.000 | 6.750.000 |
| 2 | Bục phát biểu | Chiếc | 1 | 800.000 | 800.000 | |
| 3 | Bàn chủ tọa (3–5 ghế) + váy bàn + khăn | Chiếc | 2 | 150.000 | 300.000 | |
| 4 | Bàn thư ký + váy bàn + khăn | Chiếc | 1 | 150.000 | 150.000 | |
| 5 | Bàn check-in + váy bàn + khăn | Chiếc | 4 | 150.000 | 600.000 | |
| 6 | Bàn đại biểu (6 bàn x 10 người) + phụ kiện | Chiếc | 6 | 150.000 | 900.000 | |
| 7 | Bàn phục vụ bánh ngọt (Tea Break) | Chiếc | 2 | 150.000 | 300.000 | |
| 8 | Bàn chờ cho khách VIP | Chiếc | 1 | 200.000 | 200.000 | |
| 9 | Bàn để thùng phiếu + khăn bàn | Chiếc | 1 | 150.000 | 150.000 | |
| 10 | Thiết bị kỹ thuật | Hệ thống âm thanh tiêu chuẩn hội nghị | Bộ | 1 | 5.000.000 | 5.000.000 |
| 11 | Màn hình LED (P3 – kích thước 3m x 2m) | Bộ | 1 | 3.000.000 | 3.000.000 | |
| 12 | Backdrop in PP bồi formex (kích thước 6x3m) | m² | 18 | 180.000 | 3.240.000 | |
| 13 | Standee in PP cán màng | Chiếc | 4 | 400.000 | 1.600.000 | |
| 14 | Ẩm thực | Teabreak combo (bánh ngọt, trái cây, nước, cà phê) | Suất | 150 | 55.000 | 8.250.000 |
| 15 | Nước suối Lavie 350ml | Thùng | 5 | 90.000 | 450.000 | |
| 16 | Lavie 19L + cốc giấy | Thùng | 2 | 150.000 | 300.000 | |
| 17 | Trang trí & phụ kiện | Hoa bàn chủ tọa | Lẵng | 1 | 600.000 | 600.000 |
| 18 | Hoa bàn đại biểu | Lẵng | 4 | 450.000 | 1.800.000 | |
| 19 | Hoa bàn thư ký | Bát | 1 | 200.000 | 200.000 | |
| 20 | Vật tư khác | Biển tên các bàn chức danh | Chiếc | 4 | 150.000 | 600.000 |
Mẹo quản lý chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả
Quản lý chi phí tổ chức hiệu quả nên bắt đầu từ tư duy hoạch định ngân sách một cách khoa học. Dưới đây là một số nguyên tắc giúp ban tổ chức tối ưu hóa chi tiêu mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.
Xác định mức độ ưu tiên từng hạng mục
Không phải tất cả các khoản chi đều có giá trị như nhau đối với mục tiêu sự kiện. Hãy phân nhóm chi phí theo ba mức: thiết yếu, nên có và bổ sung nếu dư ngân sách. Tránh rơi vào tình trạng “chi theo cảm tính” khiến ngân sách bị phân tán và thiếu hụt cho các hạng mục chính.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý
Thay vì chọn nơi phổ biến với mức giá cao, hãy cân nhắc các địa điểm ít cạnh tranh, còn trống trong khung thời gian thấp điểm. Đặt trước từ sớm và đàm phán chi tiết các điều khoản (miễn phí setup, hỗ trợ thiết bị, giảm giá nếu đi kèm dịch vụ ăn uống) cũng là cách tiết kiệm hiệu quả.
Đàm phán báo giá với nhà cung cấp
Tham khảo báo giá từ nhiều nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về mặt bằng giá thị trường. Ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói và chủ động thương lượng mức chiết khấu.
Ví dụ, nếu thuê màn hình LED đi kèm với hệ thống âm thanh, bạn có thể tiết kiệm từ 2-5 triệu đồng so với việc thuê từng hạng mục riêng lẻ.
Dự kiến số lượng khách tham dự thực tế
Số lượng khách mời thường thấp hơn danh sách mời chính thức khoảng 5-15%. Do đó, phần ẩm thực và vật phẩm không cần đặt đúng 100% số lượng. Việc giảm nhẹ 10% trong các hạng mục này sẽ giúp tiết kiệm ngân sách mà không ảnh hưởng chất lượng.
Kiểm soát ngân sách theo kế hoạch
Tránh phát sinh từ những yêu cầu thay đổi phút chót nếu không thực sự cần thiết. Mọi điều chỉnh nên dựa trên đánh giá tác động ngân sách và phải có sự phê duyệt từ người chịu trách nhiệm tài chính sự kiện.
Những rủi ro sự kiện thường gặp và cách xử lý
Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Sự kiện càng lớn, rủi ro càng cao. Vì vậy thay vì lo sợ sẽ có rủi ro phát sinh, ta nên ghi ra từng rủi ro thường gặp một và đề ra các giải pháp xử lý & khắc phục.
Rủi ro:
- Biến động chi phí do tổ chức vào thời điểm cao điểm, khiến ngân sách bị đội lên ngoài dự kiến.
- Hỏng hóc hoặc trục trặc kỹ thuật trong quá trình vận hành thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
- Tác động của điều kiện thời tiết bất lợi như mưa, gió lớn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện ngoài trời.
Giải pháp:
- Chủ động đàm phán và ký hợp đồng sớm với các nhà cung cấp để khóa mức giá ổn định, tránh rủi ro tăng giá phút chót.
- Chuẩn bị phương án kỹ thuật dự phòng hoặc hợp tác với đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế.
- Xây dựng kịch bản dự phòng (plan B) như chuyển địa điểm tổ chức vào khu vực có mái che hoặc trong nhà, đặc biệt với các sự kiện ngoài trời.
Lời kết
Việc dự trù kinh phí là một phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Nó giúp kiểm soát chi phí, phân bổ ngân sách hợp lý và hạn chế rủi ro phát sinh. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm kiến thức nền tảng để bắt đầu xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ thêm hoặc muốn tìm đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, đừng ngần ngại liên hệ VIMCS để được tư vấn miễn phí.
Thông tin liên hệ:
VIMCS COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY
- Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City
- Hotline: 028 220 81168
- Email: info@vimcs.com
LIÊN HỆ NGAY VỚI VIMCS
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI TỐT NHẤT
HOTLINE: 028 668 35079
Hoặc bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây để được hỗ trợ