Trade show là gì? Để tổ chức Trade show cần những gì

Nơi các doanh nghiệp phô diễn những gì tinh túy nhất, nơi kết nối giao thương diễn ra mạnh mẽ. Đó chính là Trade show. Nhưng cụ thể trade show là gì?. Hãy cùng Vimcs tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Trade show là gì?

Trade show (hay còn gọi là triển lãm thương mại) là một sự kiện được tổ chức theo định kỳ (thường hàng năm hoặc nửa năm), quy tụ các doanh nghiệp, thương hiệu trong cùng lĩnh vực để:

• Trưng bày sản phẩm, dịch vụ
• Giới thiệu công nghệ hoặc giải pháp mới
• Kết nối giao thương, xúc tiến thương mại
• Giao lưu, học hỏi xu hướng và cải tiến trong ngành.

Sự kiện thường diễn ra tại các trung tâm hội nghị, triễn lãm quy mô lớn, và thu hút hàng ngàn người tham dự, bao gồm các doanh nghiệp, khách hàng, chuyên gia ngành nghề, nhà đầu tư, truyền thông.

Mục đích của Trade show

Trade show không đơn thuần là nơi trung bày sản phẩm, dịch vụ. Mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực giúp doanh nghiệp phát triển.

Giới thiệu sản phẩm mới

Trade show là một trong những nền tảng tốt nhất để ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Tại đây, doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động giới thiệu, demo sản phẩm trực tiếp, cho phép khách hàng trải nghiệm thực tế và đánh giá tức thời. Thông qua việc trưng bày giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ mà còn thu hút sự quan tâm từ khách hàng về sản phẩm.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Trade show tạo điều kiện để các doanh nghiệp giao tiếp trực tiếp với khách hàng tiềm năng. Việc gặp mặt trực tiếp giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm dễ dàng hơn, mà còn giúp thiết lập mối quan hệ kinh doanh, hiểu rõ nhu cầu thực tế và thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời ghi điểm trong lòng khách hàng.

Tăng độ nhận diện thương hiệu

Doanh nghiệp có thể thiết kế gian hàng nổi bật, tổ chức hoạt động tương tác, trải nghiệm hoặc tặng quà. Qua đó tạo ra ấn tượng tích cực với khách tham quan. Việc xuất hiện tại một sự kiện lớn cùng với các thương hiệu khác trong ngành giúp thương hiệu khẳng định vị thế, tạo sự chú ý và dễ nhớ đến hơn.

Tìm đối tác, nhà đầu tư

Trade show là nơi để doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội mở rộng mạng lưới kinh doanh. Nhiều nhà đầu tư, bán lẻ, nhà phân phối lớn thường tham dự để khảo sát thị trường và tìm kiếm đối tác mới. Việc được gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với các đơn vị này giúp doanh nghiệp trình bày mô hình kinh doanh, lợi thế cạnh tranh và tiềm năng phát triển,…

Khảo sát thị trường

Tham gia Trade show là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp quan sát xu hướng thị trường, học hỏi đối thủ và lắng nghe từ người tiêu dùng thực tế. Bằng cách theo dõi phản ứng của khách hàng với sản phẩm mới, ghi nhận các câu hỏi, sự quan tâm hoặc phàn nàn. Những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xem lại sản phẩm, điều chỉnh lại sao cho phù hợp.

Lợi ích khi tham gia Trade show đối với khách hàng

Tham gia Trade show là trải nghiệm mang lại rất nhiều giá trị thiết thực cho người tham quan.

Một số lợi ích mà khách hàng có thể cảm nhận được khi tham gia Trade show:

Trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới trước tiên

Trade show nơi quy tụ hàng loạt thương hiệu lớn, nhỏ trong ngành, đồng thời cũng là “sân khấu” để họ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới nhất. Khách tham quan có thể dùng thử sản phẩm. Tiếp cận những sản phẩm vừa ra mắt hoặc sắp ra mắt. Được tư vấn, hướng dẫn trực tiếp bởi dội ngũ chuyên viên. Giúp hiểu rõ được cách sử dụng, tính năng nội bật, độ an toàn hay công dụng của sản phẩm.

Nhận ưu đãi, quà tặng và khuyến mãi hấp dẫn

Điều khiến khách hàng yêu thích nhất khi tham gia Trade show chính là cơ hội săn deal, nhận nhiều phần quà hấp dẫn.

Tại sự kiện, nhiều thương hiệu sẽ triển khai:

• Chương trình khuyến mãi độc quyền. Chỉ áp dụng trong thời gian diễn ra tại triễn lãm.
• Tặng quà trải nghiệm, mini game trúng thưởng, phiếu giám giá, voucher dùng thử miễn phí,…
• Giá bán ưu đãi hơn đáng kể so với ngoài thị trường. Đặc biệt khi mua với số lượng lớn.

Cập nhật xu hướng, mở rộng kiến thức

Bên cạnh việc mua sắm, giải trí. Trade show là cơ hội tuyệt vời để khách hàng cập nhật xu hướng mới nhất của ngành hàng. Người tham dự có thể tiếp cận thiết kế, công nghệ, nguyên liệu, phong cách hoặc giải pháp mới mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Ngoài ra, nhiều triển lãm còn tổ chức các hội thảo, workshop để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tế.

Gặp gỡ, giao lưu với doanh nghiệm và cộng đồng có cùng sở thích

Đây cũng là dịp hiếm hoi để người tiêu dùng được đặt câu hỏi, trao đổi thông tin và thảo luận trực tiếp, điều mà các nền tảng trực tuyến khó có thể mang lại một cách chân thực và tương tác cao.

Bên cạnh đó, Trade Show còn là nơi tụ hội của những người có cùng mối quan tâm, cùng đam mê trong một lĩnh vực. Chính sự tương tác này giúp khách tham quan kết nối, mở rộng mối quan hệ cá nhân hoặc nghề nghiệp, tạo ra những cơ hội hợp tác hoặc cộng đồng chia sẻ bền vững sau sự kiện.

Check – in, giải trí

Trade show được đầu tư như một sự kiện giải trí đa trải nghiệm. Không gian sự kiện thường được thiết kế sáng tạo, đẹp mắt với nhiều góc chụp hình “sống ảo” với khu check-in ấn tượng, tạo nên sự thu hút đặc biệt đối với giới trẻ và khách tham quan.

Khách hàng còn có thể tận hưởng nhiều khu vực trải nghiệm thú vị như: Make-up miễn phí, khu trò chơi, hoạt động tương tác với thương hiệu, sân khấu trình diễn nghệ thuật, khu nghỉ chân… Tất cả được bố trí hợp lý để phù hợp cho cả cá nhân, nhóm bạn hay gia đình có trẻ nhỏ.

Để tổ chức Trade show cần những gì?

Tổ chức Trade show không đơn thuần là dựng gian hàng, trưng bày các sản phẩm, dịch vụ. Mà nó đòi hỏi sự kĩ lưỡng khi tổ chức, để tạo nên một triển lãm chuyên nghiệp, bài bản và đem lại hiệu quả, thì ta cần phải lên kế hoạch chi tiết.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng khi tổ chức Trade show:

Xác định mục tiêu tổ chức Trade show

Trước khi tổ chức một sự kiện gì, điều quan trọng nhất là phải làm rõ mục tiêu. Mỗi sự kiện sẽ có định hướng khác nhau, và mục tiêu cụ thể se quyết định toàn bộ cách tổ chức. Do đó cần phải trả lời các câu hỏi chẳng như:

• Muốn giới thiệu sản phẩm mới, tăng độ nhận diện thương hiệu ?
• Tập trung vào thu hút khách hàng, đối tác hay tìm kiếm nhà phân phối, nhà đầu tư?
• Hay đơn giản là tạo không gian giao lưu và trải nghiệm cho cộng đồng?

Từ việc xác định được mục tiêu thì mới có thể lên được kế hoạch chi tiết.

Lập kế hoạch

Sau khi đã xác định được mục tiêu, thì cần lập ra kế hoạch tổ chức bao gồm:

• Thời gian, địa điểm, quy mô dự kiến
• Dự trù ngân sách cho từng hạng mục ( gian hàng, nhân sự, truyền thông,…)
• Bố cục các khu vực trong sự kiên: Check in, gian hàng, khu trải nghiệm, sân khấu chính, khu nghỉ chân,…

Và cần có timeline cụ thể cho từng giai đoạn, nên chuẩn bị trước từ 2- 3 tháng để việc xây dựng kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát được rủi ro và tránh phát sinh những khoản không cần thiết.

>> Xem thêm: 6+ Mẫu Timeline Truyền Thông Sự Kiện

Chọn địa điểm và thời gian phù hợp

Địa điểm là yếu tố quyết định đến trải nghiệm kháng hàng tham gia. Khi lựa chọn địa điểm, cần xem xét:

• Sức chứa phù hợp với quy mô dự kiến

• Vị trí dễ di chuyển, có chỗ đậu xe hoặc gần phương tiện công cộng

• Hạ tầng sẵn có: hệ thống âm thanh, ánh sáng, internet, điện. điều hòa…

• Dịch vụ hỗ trợ đi kèm như bảo vệ, vệ sinh, hậu cần.

Thiết kế và bố trí không gian sự kiện

Không gian cần được thiết kế đồng bộ với nhận diện thương hiệu, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa thuận tiện cho người tham dự di chuyển và trải nghiệm.

• Bố trí khu vực check-in đầu sự kiện, hướng dẫn rõ ràng.

• Gian hàng sắp xếp logic, luồng đi thông thoáng, có khu vực trưng bày, demo, trải nghiệm thử sản phẩm.

• Kết hợp các góc check-in, photobooth, khu trò chơi tương tác, khu nghỉ chân để tăng sự thoải mái.

Nên thiết kế sơ đồ sự kiện in hoặc chiếu tại lối vào, giúp khách dễ dàng tìm gian hàng cần đến.

Truyền thông thu hút người tham dự

Dù tổ chức tốt đến đâu, sự kiện sẽ không thành công nếu thiếu người tham gia. Vì vậy, cần xây dựng chiến lược truyền thông bài bản bao gồm:

• Online: Quảng cáo Facebook, TikTok, Google; đăng bài PR; gửi email mời tham dự.

• Offline: Poster, banner tại địa điểm công cộng, phát tờ rơi.

• Landing page: Tạo trang đăng ký vé tham dự, giúp thu lead và quản lý người tham gia.

Khởi động truyền thông ít nhất 2–3 tuần trước sự kiện, và duy trì truyền thông hậu kỳ sau sự kiện để giữ nhiệt.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Để một Trade Show diễn ra thành công, nên hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Các đối tác này sẽ trực tiếp hỗ trợ bạn trong việc thi công, vận hành và tạo trải nghiệm tại sự kiện.

• Đơn vị thiết kế & thi công gian hàng: Dựng booth theo đúng ý tưởng, đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn kỹ thuật.

• Công ty tổ chức sự kiện tổng thể: Hỗ trợ lên kịch bản chương trình, quản lý timeline, điều phối nhân sự sự kiện.

• Nhà cung cấp thiết bị kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, livestream, wifi tốc độ cao…

• Đội ngũ nhân sự hỗ trợ: MC, PG, bảo vệ, lễ tân, kỹ thuật viên, quay phim – chụp ảnh…

Đánh giá & tổng kết sau sự kiện

Ngay sau khi kết thúc Trade Show, cần tiến hành:

• Tổng hợp dữ liệu: Lượt tham gia, lượng data thu được, doanh số, tương tác mạng xã hội…

• Thu thập phản hồi: Từ khách tham quan, đối tác, nhân viên tham gia

• Đánh giá KPI & hiệu quả truyền thông: Lên báo cáo tổng kết và đề xuất cải tiến cho những lần tổ chức sau.

Kết

Tổ chức Trade Show là một dự án khá phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp nhịp nhàng và chiến lược rõ ràng. Khi được thực hiện bài bản, đây sẽ là “đòn bẩy” mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện, phát triển. Hy vọng qua bài viết trên các bạn đã giúp các bạn hiểu được Trade show là gì.

Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện, activation thì hãy nhanh tay liên hệ để được tư vấn miễn phí nhé.

Thông tin liên hệ

 Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City, Viet Nam

 Hotline: 028 220 81168

 Email: info@vimcs.com