7 Loại chi phí tổ chức Lễ khánh thành quan trọng

Lễ khánh thành là một trong những sự kiện quan trọng của rất nhiều doanh nghiệp. Sự kiện này được tổ chức để đánh dấu việc hoàn thành và bắt đầu sử dụng một công trình mới, chẳng hạn như một tòa nhà, cây cầu, nhà máy, hoặc một dự án xây dựng. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp đều gặp phải tình trạng chung là không xem xét và đánh giá đúng về chi phí tổ chức lễ Khánh thành. Từ đó sẽ dẫn đến rất nhiều rủi ro trong việc ngân sách bị đẩy lên quá cao, kéo theo hạng mục chính cũng không được đảm bảo đúng về số lượng, chất lượng.

Trong bài viết này, VIMCS sẽ gửi đến bạn 7 chi phí tổ chức Lễ Khánh thành phổ biến để bạn tham khảo và có thêm những lưu ý cho doanh nghiệp của mình.

Tầm quan trọng của việc xác định chi phí tổ chức Lễ Khánh thành

Các chi phí tổ chức Lễ khánh thành có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, địa điểm, và yêu cầu cụ thể của buổi lễ khánh thành. Việc lập kế hoạch và quản lý chi phí cẩn thận sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và trong ngân sách dự kiến.

Xác định chi phí cho một buổi lễ khánh thành là bước quan trọng và cần thiết vì những lý do sau:

• Quản lý ngân sách hiệu quả: Giúp đảm bảo rằng tổng chi phí không vượt quá ngân sách đã định. Qua đó, doanh nghiệp sẽ phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý cho các hạng mục cần thiết.
• Tránh phát sinh chi phí không mong muốn: Giúp doanh nghiệp dự đoán và lên kế hoạch cho các chi phí tiềm ẩn. Từ đó, giảm thiểu rủi ro về việc phải chi thêm tiền cho các hạng mục không lường trước.
• Đảm bảo tính khả thi của sự kiện: xác định được chi phí tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp xem xét được việc đầu tư quy mô như vậy có khả thi không, Tránh tình trạng thiếu hụt tài chính làm ảnh hưởng đến chất lượng và quy mô của sự kiện.
• Đảm bảo được sự uy tín, chuyên nghiệp: Một sự kiện được tổ chức tốt và trong tầm ngân sách sẽ tạo ấn tượng tốt với khách mời và các bên liên quan, từ đó giúp duy trì uy tín và chuyên nghiệp của công ty hoặc tổ chức.

Các loại chi phí tổ chức Lễ khánh thành quan trọng

Chi phí thuê nhân sự cho sự kiện

Chi phí thuê nhân sự cho lễ khánh thành cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng nhân sự cần thiết, kinh nghiệm và kỹ năng của họ, cũng như thời gian và công việc cụ thể họ sẽ đảm nhận. Dưới đây là một số loại nhân sự phổ biến cần thuê cho lễ khánh thành mà bạn có thể tham khảo:

• Chi phí thuê MC cho sự kiện
• Chi phí thuê Lễ tân
• Chi phí thuê đội ngũ PG
• Chi phí thuê nhân viên an ninh cho Lễ khánh thành
• Chi phí thuê ca sĩ, nhóm nhạc, vũ công, vũ đoàn,…
• Chi phí thuê điều phối, quản lý toàn bộ sự kiện Khánh thành

Các hạng mục nhân sự này có thể thay đổi tùy vào ngân sách, quy mô dành cho Lễ khánh thành của doanh nghiệp.

Xem thêm: Giá thuê PG theo giờ – Dịch vụ cho thuê PG chuyên nghiệp

Xem thêm: Tổng hợp 26 vị trí trong một ekip tổ chức sự kiện

Chi phí thuê âm thanh, thiết bị, ánh sáng

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê âm thanh, thiết bị, ánh sáng:

• Quy mô sự kiện: Sự kiện lớn với số lượng khách mời đông đòi hỏi hệ thống âm thanh, ánh sáng mạnh mẽ và nhiều thiết bị hơn.
• Chất lượng thiết bị: Thiết bị chất lượng cao, công nghệ tiên tiến sẽ có chi phí thuê cao hơn.
• Thời gian thuê: Thời gian thuê dài hơn sẽ tăng chi phí. Các sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc tổ chức vào cuối tuần, ngày lễ cũng sẽ tăng chi phí.
• Yêu cầu đặc biệt: Các yêu cầu đặc biệt về hiệu ứng ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, hệ thống livestream sẽ ảnh hưởng đến chi phí.

Mức chi phí tham khảo khi thuê âm thanh, thiết bị, ánh sáng cho Lễ Khánh thành:

Hệ thống âm thanh:

• Hệ thống âm thanh cơ bản (loa, micro, mixer): 5 triệu – 10 triệu VND/buổi.
• Hệ thống âm thanh chất lượng cao, phục vụ sự kiện lớn: 10 triệu – 30 triệu VND/buổi.
• Micro không dây: 500 nghìn – 1 triệu VND/cái/buổi.

Hệ thống ánh sáng:

• Hệ thống ánh sáng cơ bản (đèn sân khấu, đèn chiếu sáng): 5 triệu – 15 triệu VND/buổi.
• Hệ thống ánh sáng chuyên nghiệp, hiệu ứng đặc biệt: 15 triệu – 50 triệu VND/buổi.
• Đèn follow, đèn moving head, đèn laser: 1 triệu – 5 triệu VND/cái/buổi.

Màn hình LED, máy chiếu:

• Màn hình LED cỡ nhỏ (P3, P4): 5 triệu – 20 triệu VND/m²/buổi.
• Màn hình LED cỡ lớn (P2, P3): 20 triệu – 50 triệu VND/m²/buổi.
• Máy chiếu và màn chiếu: 3 triệu – 10 triệu VND/bộ/buổi.

Các thiết bị kỹ thuật khác:

• Bộ điều khiển ánh sáng (lighting console): 2 triệu – 5 triệu VND/buổi.
• Bộ điều khiển âm thanh (sound console): 2 triệu – 10 triệu VND/buổi.
• Hệ thống livestream: 10 triệu – 30 triệu VND/buổi.

Chi phí ăn uống, dùng tiệc sau chương trình

Chi phí ăn uống cho lễ khánh thành phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng khách mời, loại hình dịch vụ ăn uống (tiệc buffet, tiệc ngồi, tea break), chất lượng món ăn, và yêu cầu cụ thể của khách hàng. Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng và mức chi phí tham khảo

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ăn uống:

• Số lượng khách mời: Số lượng khách mời càng nhiều thì chi phí tổng thể càng cao.
• Loại hình dịch vụ ăn uống: Tiệc buffet, tiệc ngồi, tiệc trà, hoặc tiệc cocktail sẽ có mức giá khác nhau.
• Chất lượng và đa dạng món ăn: Thực đơn phong phú với nhiều món ăn chất lượng cao sẽ có giá cao hơn.
• Sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, đặc sản, hoặc yêu cầu chế biến đặc biệt sẽ tăng chi phí.
• Dịch vụ đi kèm: Dịch vụ bồi bàn, phục vụ rượu vang, trang trí bàn tiệc sẽ ảnh hưởng đến chi phí.
• Địa điểm và thời gian tổ chức: Địa điểm tổ chức sự kiện và thời gian (cuối tuần, ngày lễ) có thể ảnh hưởng đến giá cả.

Việc quản lý chi phí ăn uống một cách hiệu quả sẽ giúp buổi lễ khánh thành diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời.

Xem thêm: Báo giá dịch vụ thuê PG sư kiện Khánh thành

Chi phí in ấn, trang trí cho khu vực tổ chức

Chi phí in ấn và trang trí cho lễ khánh thành phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng và loại vật liệu cần in ấn, mức độ phức tạp của thiết kế, và quy mô trang trí. Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí in ấn, trang trí cho Lễ Khánh thành.

• Số lượng và loại vật liệu cần in ấn: Số lượng và kích thước của các vật liệu in ấn như thiệp mời, banner, standee, backdrop, và tài liệu sự kiện.
• Mức độ phức tạp của thiết kế: Thiết kế đơn giản sẽ có chi phí thấp hơn so với các thiết kế phức tạp, yêu cầu nhiều công đoạn.
• Chất liệu và kỹ thuật in ấn: Sử dụng chất liệu cao cấp, kỹ thuật in ấn hiện đại sẽ có giá cao hơn so với các chất liệu và kỹ thuật thông thường.
• Quy mô và phong cách trang trí: Trang trí phức tạp, yêu cầu nhiều hạng mục như sân khấu, cổng chào, hoa tươi, đèn trang trí sẽ tăng chi phí.

Chi phí phục vụ nghi thích cắt băng khánh thành

Có thể nói Nghi thức khánh thành là một điểm nhấn vô cùng quan trọng cho sự kiện này. Tuy nhiên về tên gọi thì giống nhau nhưng cách thực hiện nghi thức khánh thành thì rất đa dạng và phong phú. VIMCS chia sẻ thêm cùng quý doanh nghiệp về khoản ngân sách dành cho chi phí này:

• Theo cách truyền thống: Cắt băng bằng trụ inox, cắt băng bằng khay phủ vải, kéo miếng vải đỏ lớn (phủ tấm bảng logo cty hoặc biểu tượng của cty),… Giá dao động từ: 2.5tr – 4tr.
• Theo cách công nghệ – hiện đại: Hiệu ứng mọi người chạm tay lên màn hình led + âm thanh + ánh sáng + khói và chạm tay lên một biểu tượng sau nó hiện lên mô hình nhà máy và thông điệp của chương trình. Chạm tay vào quả cầu xoay + hiệu ứng âm thanh… Giá dao động từ:10tr – 25tr (tùy theo production và visual).

 ​ *Lưu ý các con số may mắn cho nghi thức khánh thành nhà máy thường được người ta lựa chọn số lẻ (Number lucky: 3-5-7-8-11-15…)

Chi phí quà tặng Khách mời, đối tác

Chi phí quà tặng cho lễ khánh thành là một phần quan trọng để tạo ấn tượng tốt với khách mời và thể hiện sự tri ân.

Dưới đây là một số loại quà tặng phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

• Bút bi, sổ tay: 20 nghìn – 50 nghìn VND/món.
• Ô dù: 50 nghìn – 100 nghìn VND/món.
• Bộ văn phòng phẩm: 100 nghìn – 200 nghìn VND/món.
• Bộ ấm chén, ly thủy tinh: 150 nghìn – 300 nghìn VND/món.
• Khung ảnh, tranh treo tường nhỏ: 200 nghìn – 500 nghìn VND/món.
• Hộp quà tặng sang trọng: 500 nghìn – 1 triệu VND/món.
• Vật phẩm trang trí cao cấp: 1 triệu – 3 triệu VND/món.
• Sản phẩm công nghệ (tai nghe, sạc dự phòng): 500 nghìn – 2 triệu VND/món.

Chi phí dự trù cho Lễ Khánh thành

Chi phí dự trù là khoản chi phí dự kiến được tính toán và chuẩn bị trước cho một sự kiện, trong trường hợp này là lễ khánh thành. Dự trù chi phí giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không gặp khó khăn về tài chính, và có thể đáp ứng các phát sinh bất ngờ.

Mức chi phí dự trù cho Lễ Khánh thành thường sẽ dao động từ 5-10% Tổng ngân sách chính của chương trình.

Vì sao nên thuê công ty tổ chức Lễ khánh thành VIMCS?

VIMCS khẳng định được chỗ đứng luôn nằm trong top các đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp hàng đầu cả nước. Nhờ hơn 5 năm kinh nghiệm trong nghề và tổ chức thành công 200 sự kiện khánh thành – khai trương ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Chúng tôi luôn muốn mang đến cho khách hàng sự tin tưởng và hài lòng nhất về dịch vụ, sản phẩm mà đơn vị cung cấp. Chính vì thế, VIMCS luôn nhanh nhạy, sáng tạo để đổi mới ở từng sự kiện để làm nổi bật nét riêng của từng doanh nghiệp. Đồng thời, đơn vị cũng kết hợp với các chuyên gia đầu ngành và trang bị hệ thống các thiết bị sự kiện chất lượng. Do đó, các sự kiện do VIMCS tổ chức đều diễn ra suôn sẻ và thành công mỹ mãn.

• Lập ngân sách chi tiết: Đơn vị tổ chức sẽ tư vấn và xây dựng bảng dự toán đầy đủ, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng hạng mục chi phí trước khi triển khai.
• Tối ưu chi phí tổ chức: Với kinh nghiệm thực tế và mạng lưới đối tác sẵn có, đơn vị tổ chức có thể tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.
• Hạn chế chi phí phát sinh: Quy trình triển khai chuyên nghiệp giúp giảm thiểu các khoản phát sinh do sai sót trong khâu chuẩn bị hoặc vận hành sự kiện.
• Phân bổ ngân sách hợp lý: Ngân sách được ưu tiên cho những hạng mục quan trọng như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nghi thức khánh thành và truyền thông, tránh đầu tư dàn trải.
• Đảm bảo tiến độ và chất lượng: Đội ngũ giàu kinh nghiệm sẽ kiểm soát toàn bộ quá trình từ chuẩn bị đến vận hành, giúp sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và hạn chế rủi ro.
• Tư vấn giải pháp phù hợp ngân sách: Dựa trên quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sẽ đề xuất kịch bản, thiết bị và hạng mục phù hợp để đạt hiệu quả tối ưu.
• Nâng cao hiệu quả đầu tư: Một lễ khánh thành được tổ chức chuyên nghiệp không chỉ tạo ấn tượng với khách mời mà còn góp phần quảng bá thương hiệu, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ khoản chi cho sự kiện.

Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Khai trương

Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức Lễ khởi công động thổ

Xem thêm: Quy trình tổ chức Lễ Khánh thành chuyên nghiệp

Xem thêm: Lễ Khánh thành và Lễ Khai trương có gì giống và khác nhau