Lập Quy trình tổ chức lễ Khánh thành công trình phổ biến nhất hiện nay
Lễ khánh thành công trình là một bước đánh dấu cho khởi đầu thành công của sự đầu tư từ doanh nghiệp. Tổ chức lễ khánh thành công trình không chỉ là sự đánh dấu khởi đầu mà còn là sự khẳng định vị thế, đẳng cấp của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng.
Bên cạnh đó Lễ khánh thành cũng là dịp để tôn vinh sự nỗ lực và công sức của tất cả mọi người đã tham gia vào việc xây dựng công trình, cũng như để chia sẻ niềm vui và thành công với cộng đồng. Vậy làm cách nào để tổ chức lễ khánh thành gây ấn tượng to lớn?. Bạn hãy cùng VIMCS tìm hiểu thông qua bài viết này nhé
Xem thêm: Rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện
Xem thêm: Chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín
1. Lập Quy trình tổ chức Lễ khánh thành phổ biến.
Bước 1: Chuẩn bị tổ chức Lễ Khánh thành công trình.
Đây là bước đầu tiên và là quan trọng nhất để quyết định sự thành công của buổi lễ khánh thành. Tất cả các công việc quan trọng nhất gần như sẽ tập trung tại Giai đoạn chuẩn bị này.
Dưới đây là các công việc cần làm của giai đoạn chuẩn bị tổ chức:
- Xác định ngân sách tổ chức
- Xác định tính chất của buổi khánh thành: khánh thành cầu đường, trường học, nhà ở, nhà máy,…
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức lễ khánh thành
- Xây dựng ý tưởng trang trí, décor cho khu vực tổ chức chương trình
- Vẽ sơ đồ tổng quát về khu vực tổ chức, cách bố trí âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu,…
- Lên danh sách khách mời, bố trí vị trí ngồi của khách mời theo sơ đồ đã làm ở phía trên
- Thống nhất nhân sự cả về đối tượng lẫn số lượng. Bao gồm: Đạo diễn, người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật, nhân viên phục vụ, an ninh…
- Tiến hành xin giấy phép treo băng rôn quảng cáo ở sở văn hóa và du lịch.
- Phát thư mời.
Bước 2: Xây dựng kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình cần đảm bảo mạch xuyên suốt, đầy đủ và bố trí hợp lý các hạng mục: phần lễ, phát biểu, văn nghệ,…
Ngoài ra, kịch bản của buổi lễ cần phải hấp dẫn, tránh “cháy” chương trình, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong ban tổ chức sự kiện.
Bước 3: Giai đoạn triển khai chương trình
- Đón khách tham dự: Đội ngũ lễ tân với đồng phục hoặc trang phục áo dài sẽ đón khách tại cửa ra vào và hướng dẫn vị trí chỗ ngồi phù hợp cho từng vị khách.
- Các tiết mục văn nghệ: Chào mừng các khách quý đến với sự kiện.
- Người dẫn chương trình: giới thiệu khách mời và các đại biểu có mặt tại buổi lễ.
- MC mời đại diện các bên tổ Chức buổi lễ lên phát biểu đưa ra quan điểm. Và hy vọng thành công của dự án.
- Cắt băng khánh thành: Đội ngũ lễ tân cầm dải băng đỏ lên sân khấu, MC mời các đại biểu lên cắt dải băng chính thức công nhận sự tồn tại của dự án. Đây được xem là một trong những điểm nhấn của buổi lễ khánh thành
- Múa lân – sư – rồng: Sau khi cắt băng khánh thành, đội múa lân – sư – rồng sẽ biểu diễn tiết mục múa chúc mừng, đây cũng là nghi thức cầu mong sự phát triển và thành công của dự án trong tương lai, hứa hẹn mở ra nhiều triển vọng trong kinh doanh
- Tiễn khách: Sau khi kết thúc chương trình, đội lễ tân sẽ tiễn khách ở cửa ra và tặng quà lưu niệm nếu có.
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê PG chất lượng
Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức Sampling hiệu quả
Bước 4: Điều phối và quản lý sự kiện
Bước 4 này diễn ra song song cùng với Bước 3 để Bảo đảm các hoạt động diễn ra theo kế hoạch và thời gian đã lên trước.
Người điều phối chính cần liên tục tương tác với người quản lý từng hạng mục để điều phối và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh
Bước 5: Đánh giá và phản hồi.
Sau khi tổ chức Lễ khánh thành, nhân sự liên quan cần đánh giá lại về kết quả của toàn bộ chương trình. Đưa ra những đề xuất và ý tưởng để tổ chức các Lễ khánh thành tiếp theo được hấp dẫn hơn, chuyên nghiệp hơn.
Cuối cùng, để tổ chức một lễ khánh thành được đánh giá cao hơn thì doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến khách mời đã đến tham dự buổi lễ và những người tham gia vào việc hỗ trợ tổ chức buổi lễ.
Lưu ý: Quy trình tổ chức lễ khánh thành này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào quy mô và tính chất cụ thể của lễ khánh thành và mong muốn của doanh nghiệp.
2. Vì sao nên thuê công ty tổ chức Lễ khánh thành VIMCS
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều đơn vị tổ chức lễ khánh thành, VIMCS cũng là một trong những đơn vị chuyên thực hiện các công việc tổ chức lễ khánh thành.
Dưới đây là một số lý do mà bạn nên chọn VIMCS để tổ chức:
2.1. Chuyên nghiệp và kinh nghiệm:
Công ty tổ chức sự kiện VIMCS đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi có hiểu biết sâu rộng về quy trình, từ việc lập kế hoạch đến thực hiện, giúp cho lễ khánh thành diễn ra một cách chuyên nghiệp.
2.2. Mối quan hệ và kết nối:
VIMCS có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp dịch vụ khác như nhà hàng, nhà thiết kế, đối tác quảng cáo, v.v. Điều này giúp chúng tôi có thể đàm phán và cung cấp các dịch vụ chất lượng tốt với giá ưu đãi.
2.3. Tiết kiệm thời gian và công sức:
Tổ chức một sự kiện lớn như lễ khánh thành đòi hỏi nhiều thời gian, tài nguyên và công sức. Thuê công ty sự kiện VIMCS giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng trong công việc hoặc dự án của mình.
2.4. Ý tưởng sáng tạo và độc đáo:
Các chuyên gia tổ chức sự kiện của VIMCS có thể đem đến các ý tưởng mới lạ, sáng tạo và độc đáo cho lễ khánh thành của bạn, giúp sự kiện trở nên ấn tượng và đáng nhớ hơn.
2.5. Điều chỉnh linh hoạt:
Khi có sự kiện không mong đợi xảy ra, công ty tổ chức sự kiện VIMCS đã có kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống khẩn cấp và điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
2.6. Kiểm soát ngân sách:
VIMCS có kinh nghiệm trong việc quản lý ngân sách. Họ có thể giúp bạn tối ưu hóa chi phí, tránh lãng phí và đảm bảo rằng sự kiện vẫn đạt được mục tiêu mà không làm vượt quá ngân sách đã đề ra.
2.7. Đánh giá và phản hồi sau sự kiện:
Sau khi sự kiện kết thúc, công ty tổ chức sự kiện có thể hỗ trợ bạn thu thập phản hồi từ khách mời và đánh giá hiệu quả của sự kiện, từ đó cải thiện cho những sự kiện sau này.
