6+ Mẫu Timeline Truyền Thông Sự Kiện Chi Tiết A-Z

Xây dựng timeline sự kiện là bước cần thiết khi tổ chức bất kì một chương trình nào. Bởi nó giúp kiểm soát tiến độ, phân bổ nguồn lực hợp lý, và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch. Từ đó hiệu quả truyền thông cũng được nâng cao và tối ưu hóa được chi phí. Vậy một timeline hoàn chỉnh sẽ được xây dựng thế nào để đáp ứng các yêu cầu trên? Hãy cùng NCA tham khảo các mẫu timeline sự kiện dưới đây nhé!

Timeline sự kiện là gì?

Timeline sự kiện là lịch trình mô tả các mốc thời gian và hoạt động chi tiết, cụ thể diễn ra trong một sự kiện, được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Và thường trình bày dưới dạng bảng, sơ đồ hoặc dòng thời gian trực quan. Nhằm giúp người tổ chức nắm rõ quá trình và chuẩn bị đúng theo tiến độ.

Tại sao cần phải lập timeline truyền thông sự kiện?

Không phải ngẫu nhiên khi mà các doanh nghiệp khi tổ chức bất kì sự kiện nào cũng phải có timeline cụ thể.

Bởi những lí do sau:

• Giúp kiểm soát thời gian chặt chẽ: Timeline chỉ rõ mỗi hoạt động diễn ra vào thời điểm nào, kéo dài trong bao lâu. Từ đó, người tổ chức có thể quản lý tổng thể sự kiện, tránh tình trạng trễ giờ, bỏ sót hoặc kéo dài ngoài dự kiến.
• Phân công công việc dễ dàng và rõ ràng: Mỗi bộ phận đều biết rõ phần việc phụ trách sẽ diễn ra lúc nào. Điều này giúp phối hợp ăn ý hơn giữa các bên, trách tình trạng bỏ sót nhiệm vụ.
• Kiểm soát tổng thể và hạn chế sai sót: Timeline giúp người tổ chức lường trước được những mốc quan trong. Nếu có vấn đề phát sinh (cháy timeline, thiếu thiết bị, dụng cụ,..) thì sẽ được điều chỉnh nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.
• Tạo sự chuyện nghiệp: Việc lập ra timeline khi tổ chức sự kiện, giúp Ban tổ chức thể hiện sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp. Nâng cao trải nghiệm cá nhân hóa, tăng độ tin cậy và thiện cảm từ phía khách mời, khách hàng.

Các giai đoạn chính trong timeline sự kiện

Một timeline truyền thông sự kiện thường bao gồm 5 giai đoạn chính:

Giai đoạn tiền sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, cần xây dựng kế hoạch với các bước thực hiện cụ thể. Thời gian chuẩn bị có thể kéo dài từ vài tuần cho đến vài tháng tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện.

• Xác định mục tiêu sự kiện, đối tượng và chủ đề của sự kiện
• Lên kế hoạch chi tiết về nội dung, ngân sách, nhân sự, thời gian, địa điểm.
• Triển khai truyền thông, gửi thư mời, tuyển thêm nhân sự hỗ trợ.
• Thiết kế và xây dựng kịch bản chương trình.
• Chuẩn bị tài liệu, thiết bị, quà tặng và các yếu tố hậu cần khác,…
• Thực hiện các hoạt động truyền thông và quảng bá cho sự kiện: Thông qua các kênh phù hợp như mạng xã hội, email, website, poster hoặc báo chí.

Đảm bảo mọi công tác sẵn sàng để sự kiện diễn ra đúng dự kiến.

Giai đoạn thi công

Trước giờ G, toàn bộ không gian tổ chức cần được hoàn thiện một cách chỉnh chu và đồng bộ.

• Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu,…
• Trang trí khu vực tổ chức theo concept đã thống nhất trước đo.
• Kiểm tra kỹ thuật, rehearsal chương trình.
• Phân bố nhân sự theo vị trí và nhiệm vụ theo đúng kế hoạch.

Tạo nên không gian chuyên nghiệp, vận hành trơn tru. Đồng thời đảm bảo được các yếu tố kỹ thuận và thẩm mỹ.

Giai đoạn triển khai

Đây là thời điểm toàn bộ hoạt động trong sự kiện được triển khai theo đúng timeline đã được xây dựng từ trước. 

• Đón tiếp và hướng dân khách tham dự
• Khai mạc sự kiện: phát biểu đại diện của Ban tổ chức, giới thiệu tổng quan về sự kiện.
• Triển khai các nội dung chính: Thuyết trình, biểu diễn, trải nghiệm, giao lưu,…
• Tổ chức các hoạt động phụ: Mini-game, tiệc nhẹ, workshop ( nếu có)
• Bế mạc, tặng quà, chụp hình lưu niệm.

Tạo ra trải nghiệm tích cực cho người tham dự và truyền tải trọn vẹn thông điệp mà sự kiện hướng dẫn.

Gian đoạn kết thúc

Ngay sau khi chương trình thức khép lại. Ban tổ chức cần nhanh chóng triển khai các công việc thu dọn và bàn giao địa điểm.

• Thu dọn trang thiết bị, vật dụng, phông nền, trang trí,…và trả lại không gian tổ chức về đúng hiện trạng ban đầu.
• Kiểm tra tài sản, đối chiếu thiết bị đã sử dụng và hoàn tất thanh toán hợp đồng thuê ngoài.
• Tổng kết số liệu tham dự, hình ảnh, video sự kiện để phục vụ cho việc báo cáo và truyền thông hậu kỳ.

Khép lại sự kiện gọn gàng, có trách nhiệm và đúng quy định.

Giai đoạn hậu sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nhìn lại và đánh giá toàn bộ quá trình tổ chức là bước không thể thiếu. Điều này giúp Ban tổ chức rút ra bài học kinh nghiệm, phát hiện điểm mạnh, yếu. Đồng thời chuẩn bị tốt hơn cho những lần tổ chức tiếp theo

• Họp rút kinh nghiệm ( nội bộ tổ chức)
• Đánh giá hiệu quả sự kiện: lượng người tham gia, phản hồi, kết quả truyền thông,…
• Báo cáo tổng kết cho cấp trên hoặc khách hàng
• Gửi thư cảm ơn, hình ảnh hậu sự kiện

Đo lường hiệu quả và cải thiện cho các sự kiện sau.

Gợi ý mẫu timeline truyền thông sự kiện chuyên nghiệp

Timeline Single – task

Timeline single task là dòng thời gian mô tả các bước thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (chỉ một đầu việc duy nhất), được sắp xếp theo trình tự thời gian, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Timeline single-task được sử dụng rất nhiều trong các cuộc họp hay buổi hội thảo.

Timeline ngày diễn ra sự kiện

Đây là dạng timeline phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất trong tổ chức sự kiện. Ưu điểm nổi bật của loại timeline này là khả năng kiểm soát tiến trình một cách chặt chẽ, giúp đảm bảo mọi thành viên trong ban tổ chức nắm rõ nhiệm vụ của mình và thực hiện đúng vào thời điểm đã định.

Timeline multi-task

Timeline multi-task (hay còn gọi là dòng thời gian đa nhiệm vụ) là dạng timeline thể hiện nhiều công việc diễn ra song song hoặc chồng chéo nhau trong cùng một khoảng thời gian. Có thể bao gồm cả Single – task, thường được sử dụng trong các sự kiện hoặc dự án có nhiều bộ phận cùng hoạt động.

Checklist sự kiện

Là danh sách các công việc cần thực hiện trong quá trình tổ chức một sự kiện. Được liệt kê theo trình tự hợp lý và có thể đánh dấu (✔) khi hoàn thành.

Tại VIMCS hay bất kỳ tổ chức nào, việc tổ chức sự kiện đều cần xây dựng timeline một cách rõ ràng và chi tiết. Timeline không chỉ là công cụ giúp kiểm soát tiến độ công việc mà còn đóng vai trò định hướng cho toàn bộ quá trình thực hiện, từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc chương trình. Một timeline được xây dựng bài bản sẽ giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, hạn chế phát sinh rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.

Hy vọng bài viết trên đã giúp mọi người có cái nhìn rõ hơn về vai trò quan trọng của timeline trong tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện, activation thì hãy nhanh tay liên hệ để được tư vấn miễn phí nha.

Thông tin liên hệ

 Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City, Viet Nam

 Hotline: 028 220 81168

 Email: info@vimcs.com