Lễ Khai trương là gì – Lập kế hoạch Tổ chức Lễ khai trương chuyên nghiệp cùng VIMCS

Tổ chức sự kiện Lễ Khai Trương không chỉ đơn thuần mang ý nghĩa về mặt tâm linh, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển mà đây còn là dịp để doanh nghiệp giới thiệu về sản phẩm, thương hiệu của mình đến với khách hàng, đối tác. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải lập được một bản kế hoạch tổ chức Lễ Khai trương với đầy đủ tất cả các hạng mục.

Vậy để lập được một bản kế hoạch tổ chức Lễ Khai trương thì bạn cần lưu ý những vấn đề gì? Thời điểm nào phù hợp để tổ chức Lễ khai trường?. Tất cả sẽ được VIMCS – Đơn vị chuyên tổ chức lễ Khai trương – bật mí tại bài viết này.

Xem thêm: Sự khác nhau giữa Lễ Khánh Thành và Lễ Khai Trương

Xem thêm: Lập kế hoạch Tổ chức Lễ Khởi công động thổ

1. Lễ Khai trường là gì? – Vì sao nên tổ chức Lễ Khai trường?

Lễ khai trương – Grand Opening là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với mọi người.

Thông thường, lễ khai trương sẽ có sự tham gia của chủ sở hữu, nhân viên, khách mời và có thể bao gồm các nghi thức như cắt băng khai trương, phát biểu, tặng quà, và các hoạt động giải trí. Mục đích của lễ khai trương là giới thiệu và quảng bá địa điểm hoặc dịch vụ mới đến cộng đồng và khách hàng tiềm năng.

Ngoài ý nghĩa về mặt tâm linh, phong thủy thì Lễ Khai trương còn có những ý nghĩa khác, như:

• Quảng bá và tạo dựng thương hiệu: Lễ khai trương giúp giới thiệu doanh nghiệp, cửa hàng hoặc dịch vụ mới đến với công chúng, từ đó tạo dựng và nâng cao nhận thức về thương hiệu.
• Thu hút khách hàng: Đây là cơ hội tốt để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng thông qua các chương trình khuyến mãi, quà tặng hoặc các hoạt động giải trí hấp dẫn.
• Tạo dựng mối quan hệ: Sự kiện này giúp doanh nghiệp xây dựng và củng cố mối quan hệ với các đối tác, khách hàng, và cộng đồng xung quanh.
• Gây ấn tượng tốt ban đầu: Một lễ khai trương ấn tượng có thể tạo ra ấn tượng tốt và bền vững trong tâm trí khách hàng, giúp họ nhớ đến doanh nghiệp một cách tích cực.
• Truyền thông và báo chí: Lễ khai trương thường thu hút sự quan tâm của các phương tiện truyền thông, giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi hơn thông qua các bài viết, hình ảnh, và video trên các kênh truyền thông.
• Khích lệ tinh thần nhân viên: Đây cũng là cơ hội để ghi nhận và tôn vinh những nỗ lực của đội ngũ nhân viên, tạo động lực và khích lệ tinh thần làm việc.

Tạo sự khác biệt: Một lễ khai trương độc đáo và sáng tạo có thể giúp doanh nghiệp tạo sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng.

2. Một số lưu ý khi tổ chức Lễ Khai Trương.

Lễ khai trương không chỉ đơn thuần là một sự kiện khai mạc, mà còn là bước đầu tiên quan trọng trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững, chính vì vây trước khi tổ chức Lễ khai trương cũng như trước khi lập kế hoạch Tổ chức Lễ Khai trường thì doanh nghiệp cần phải lưu ý một số vấn đề dưới đây để sự kiện diễn ra được tốt đẹp nhất.

2.1. Lựa chọn thời gian phù hợp để tổ chức

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng, và tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Tránh các ngày xấu (tương ứng với việc) được liệt kê khi tìm kiếm.
• Bước 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh (ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).
• Bước 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu cân nhắc, ngày phải có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ… thì tốt). Nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
• Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
• Bước 5: Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi chọn được ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.

Xem thêm: Ý tưởng Tổ chức Lễ kỷ niệm độc đáo cho doanh nghiệp

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức Hội nghị Khách hàng

2.2. Lựa chọn thời điểm phù hợp

Ngoài ra chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương cần phải cân nhắc một số yếu tố sau đây:

• Thời tiết: Chọn ngày có thời tiết tốt để tránh trục trặc về môi trường nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời.
• Lịch trình của khách mời: Chọn ngày giờ mà đối tượng khách mời có thể dễ dàng tham dự.
• Ngày lễ: Tránh tổ chức lễ khai trương trong các ngày lễ để tránh đối tượng khách mời có kế hoạch khác.
• Chất lượng âm thanh: Chọn ngày giờ tránh xung đột với các sự kiện khác trong khu vực gần địa điểm tổ chức sự kiện.
• Địa điểm: Chọn ngày giờ phù hợp với giờ mở cửa của địa điểm tổ chức sự kiện.

Tất cả các yếu tố trên cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra ngày giờ tốt nhất cho lễ khai trương.

2.3. Lựa chọn khách mời tham dự chương trình

Khách mời là một thành phần không thể thiếu của bất kỳ sự kiện nào. Khách mời của sự kiện Khai trương có thể là đối tác, khách hàng, nhà thầu, nhân viên của doanh nghiệp,… Tùy vào mục đích của người lãnh đạo mà sẽ mời những khách mời phù hợp.

Dựa vào ngân sách, quy mô sự kiện và không gian tổ chức để quyết định số lượng khách mời phù hợp. Doanh nghiệp nên thông báo và gửi thiệp mời trước từ 2-4 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc, thời gian tham dự.

Chọn đúng đối tượng khách mời và quản lý tốt danh sách khách mời sẽ giúp lễ khai trương của bạn diễn ra thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp.

2.4. Lựa chọn địa điểm tổ chức Lễ khai trương.

Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn chọn địa điểm tổ chức phù hợp:

• Nên chọn địa điểm ở nơi dễ dàng tiếp cận, gần các trục đường chính, và có bãi đậu xe rộng rãi cho khách mời.
• Đảm bảo địa điểm có sức chứa đủ lớn để đón tiếp tất cả khách mời một cách thoải mái.
• Đảm bảo địa điểm có hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt để hỗ trợ các hoạt động trong chương trình.
• Địa điểm nên dễ dàng trang trí để tạo nên không gian ấn tượng và chuyên nghiệp cho sự kiện.
• Đảm bảo địa điểm tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy và có các biện pháp an toàn cần thiết.
• Địa điểm nên có đội ngũ nhân viên hỗ trợ sự kiện chuyên nghiệp và nhiệt tình.

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của sự kiện. Một địa điểm tốt sẽ góp phần tạo nên một lễ khai trương thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời.

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức lễ Kick – off thành công

Xem thêm: Chạy Roadshow là gì?

3. Lập kế hoạch tổ chức Lễ Khai trương chuyên nghiệp, hấp dẫn.

3.1. Các bước để Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Khai trương.

ập kế hoạch tổ chức lễ khai trương đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

Bước 1: Xác định mục tiêu và ngân sách

Xác định rõ mục tiêu của lễ khai trương, chẳng hạn như thu hút khách hàng, xây dựng thương hiệu, tăng cường mối quan hệ với đối tác, v.v.

Lập ngân sách chi tiết cho sự kiện, bao gồm chi phí địa điểm, trang trí, ẩm thực, quà tặng, quảng cáo, và các chi phí khác.

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Chương trình sự kiện: Xây dựng kịch bản chương trình cụ thể, bao gồm thời gian, các hoạt động diễn ra, phát biểu của khách mời, cắt băng khai trương, tiết mục giải trí, v.v.

Phân công nhiệm vụ: Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức để đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng tiến độ.

Bước 3: Chọn địa điểm và trang trí

Chọn địa điểm: Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và phong cách của sự kiện.

Trang trí: Lên kế hoạch trang trí không gian sự kiện sao cho ấn tượng và phù hợp với thương hiệu. Bao gồm biển hiệu, banner, hoa, bóng bay, v.v.

Bước 4: Lên danh sách khách mời

Khách mời: Xác định đối tượng khách mời, bao gồm khách hàng tiềm năng, đối tác, nhân viên, người có tầm ảnh hưởng, giới truyền thông, và cộng đồng địa phương.

Thiệp mời: Gửi thiệp mời ít nhất 2-4 tuần trước ngày diễn ra sự kiện và yêu cầu xác nhận tham dự (RSVP).

Bước 5: Quảng bá sự kiện

Kênh truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông như báo chí, mạng xã hội, email marketing, và các phương tiện quảng cáo khác để quảng bá sự kiện.

Nội dung quảng bá: Chuẩn bị nội dung hấp dẫn và sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách mời và công chúng.

Bước 6: Chuẩn bị chương trình và các hoạt động

Kịch bản chi tiết: Xây dựng kịch bản chi tiết cho từng phần của chương trình, bao gồm lời chào mừng, phát biểu, cắt băng khai trương, tiết mục giải trí, và phần kết thúc.

Quà tặng và khuyến mãi: Chuẩn bị quà tặng và các chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho khách tham dự để tạo sự hấp dẫn.

Bước 7: Kiểm tra và chuẩn bị kỹ thuật

Âm thanh và ánh sáng: Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị kỹ thuật khác để đảm bảo hoạt động tốt trong suốt sự kiện.

Trang thiết bị: Chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị cần thiết như micro, máy chiếu, màn hình, bàn ghế, v.v.

Bước 8: Đón tiếp và quản lý sự kiện

Đón tiếp khách mời: Đảm bảo có đội ngũ đón tiếp chuyên nghiệp và nhiệt tình để tạo cảm giác chào đón cho khách mời.

Quản lý sự kiện: Theo dõi và điều phối các hoạt động trong suốt sự kiện để đảm bảo mọi việc diễn ra theo kế hoạch.

Bước 9: Kết thúc và đánh giá

Kết thúc sự kiện: Đảm bảo kết thúc sự kiện một cách trọn vẹn và tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời.

Đánh giá và ghi nhận: Tiến hành đánh giá hiệu quả của sự kiện, ghi nhận phản hồi từ khách mời và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

Việc lập kế hoạch chi tiết và tổ chức lễ khai trương thành công không chỉ giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh tốt đẹp mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển và gắn kết với khách hàng, đối tác và cộng đồng.

 

Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Xem thêm: Quy trình tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm mới

3.2. Mẫu kế hoạch Tổ chức Lễ khai trương

Tên sự kiện: Lễ Khai Trương [Tên Doanh Nghiệp/Cửa Hàng]

Ngày tổ chức: [Ngày, Tháng, Năm]

Thời gian: [Giờ bắt đầu – Giờ kết thúc]

Địa điểm: [Địa chỉ cụ thể]

Ngân sách: [Tổng ngân sách dự kiến]

1. Mục tiêu sự kiện

Thu hút khách hàng mới

Tạo dựng thương hiệu

Tăng cường mối quan hệ với đối tác

Quảng bá dịch vụ/sản phẩm mới

2. Lên kế hoạch chi tiết

Thời gian	Hoạt động	Người phụ trách
08:00 – 09:00	Đón tiếp khách mời	[Tên người phụ trách]
09:00 – 09:15	Phát biểu khai mạc	[Tên người phát biểu]
09:15 – 09:30	Cắt băng khai trương	[Tên người phụ trách]
09:30 – 10:00	Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ	[Tên người phụ trách]
10:00 – 11:00	Tiệc nhẹ và giao lưu	[Tên người phụ trách]
11:00 – 12:00	Tiết mục giải trí	[Tên người phụ trách]
12:00 – 12:30	Kết thúc sự kiện, cảm ơn khách mời	[Tên người phụ trách]

Phân công nhiệm vụ

Nhiệm vụ	Người phụ trách	Thời hạn hoàn thành
Lên danh sách khách mời	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Gửi thiệp mời và xác nhận tham dự	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Chọn địa điểm và trang trí	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Thuê thiết bị âm thanh ánh sáng	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Chuẩn bị quà tặng và khuyến mãi	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Quảng bá sự kiện	[Tên người phụ trách]	[Ngày hoàn thành]
Đón tiếp khách mời	[Tên người phụ trách]	[Ngày sự kiện]

3. Chọn địa điểm và trang trí

Địa điểm: [Tên địa điểm, địa chỉ]

Trang trí: [Chi tiết trang trí: biển hiệu, banner, hoa, bóng bay, v.v.]

4. Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời

Tên khách mời	Đơn vị công tác	Thông tin liên hệ
[Tên khách mời 1]	[Đơn vị]	[Email/Điện thoại]
[Tên khách mời 2]	[Đơn vị]	[Email/Điện thoại]
[Tên khách mời 1]	[Đơn vị]	[Email/Điện thoại]
[Tên khách mời 2]	[Đơn vị]	[Email/Điện thoại]

5. Quảng bá sự kiện

Kênh truyền thông sử dụng

Báo chí: [Tên báo, tạp chí]

Mạng xã hội: [Facebook, Instagram, LinkedIn]

Email marketing: [Danh sách gửi email]

Website công ty: [Địa chỉ website]

6. Chuẩn bị chương trình và các hoạt động

Chi tiết các tiết mục giải trí

7. Kiểm tra và chuẩn bị kỹ thuật

Hệ thống âm thanh: [Chi tiết kiểm tra và đơn vị cung cấp]

Hệ thống ánh sáng: [Chi tiết kiểm tra và đơn vị cung cấp]

Trang thiết bị khác: [Chi tiết kiểm tra và đơn vị cung cấp]

8. Đón tiếp và quản lý sự kiện

Đón tiếp khách mời

Đội ngũ đón tiếp: [Tên và vai trò của từng người]

Bảng hướng dẫn: [Vị trí đặt bảng hướng dẫn]

Quản lý sự kiện

Người điều phối chính: [Tên người điều phối]

Đội ngũ hỗ trợ: [Tên và vai trò của từng người]

9. Kết thúc và đánh giá

Kết thúc sự kiện

Lời cảm ơn: [Tên người phát biểu lời cảm ơn]

Phát quà tặng: [Tên người phụ trách]

Đánh giá và ghi nhận

Thu thập phản hồi: [Phương pháp thu thập phản hồi]

Đánh giá hiệu quả: [Tiêu chí đánh giá]

Ghi nhận và rút kinh nghiệm: [Báo cáo đánh giá và kế hoạch cải thiện]

Kết luận

Mẫu kế hoạch trên cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình tổ chức lễ khai trương. Điều chỉnh và bổ sung các chi tiết cụ thể phù hợp với doanh nghiệp và sự kiện của bạn để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn.

4. Thuê Công ty tổ chức Lễ khai trương trọn gói uy tín, chất lượng tại VIMCS

Dưới đây là một số lý do để thuê dịch vụ tổ chức Lễ Khai trương doanh nghiệp trọn gói tại VIMCS.

• Chuyên Nghiệp và Kinh Nghiệm: Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp VIMCS có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về cách tổ chức gala dinner một cách hiệu quả. Chúng tôi sẽ biết cách xử lý các tình huống khó khăn, giải quyết vấn đề và đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trơn tru.
• Tiết Kiệm Thời Gian và Nỗ Lực: Bằng cách thuê một công ty tổ chức gala dinner VIMCS, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nỗ lực cần thiết để tổ chức một sự kiện phức tạp như vậy. Công ty sẽ đảm nhận các nhiệm vụ từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện và quản lý sự kiện.
• Kiến Thức Chuyên Môn và Sự Sáng Tạo: Các chuyên gia tổ chức sự kiện của chúng tôi có kiến thức chuyên môn về các xu hướng mới nhất trong ngành và có khả năng tạo ra các ý tưởng sáng tạo để làm cho sự kiện của bạn nổi bật và độc đáo.
• Quản Lý Ngân Sách: VIMCS kinh nghiệm trong việc quản lý ngân sách. Họ có thể giúp bạn tối ưu hóa ngân sách của mình, tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí và đảm bảo rằng bạn không vượt quá ngân sách đã đề ra.
• Hỗ Trợ Về Kỹ Thuật và Công Nghệ: VIMCS có kỹ thuật viên và chuyên gia công nghệ trong đội ngũ của họ, giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng công nghệ để cải thiện trải nghiệm của khách mời và tạo ra một sự kiện đẳng cấp.
• Tạo Động Lực và Năng Lượng Tích Cực: Bằng cách làm việc với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn có thể tạo ra động lực và năng lượng tích cực cho đội ngũ tổ chức và các đối tác khác, giúp tăng cường tinh thần làm việc và sự cam kết đối với sự kiện.

 

Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức Lễ khởi công động thổ

Xem thêm: Quy trình tổ chức Lễ Khánh thành chuyên nghiệp

Xem thêm: Lễ Khánh thành và Lễ Khai trương có gì giống và khác nhau