Event Concept là gì? Vai trò Event Concept trong sự kiện

Concept là yếu tố định hình các ý tưởng được thực hiện trong một sự kiện. Thông điệp và định hướng của doanh nghiệp, người tổ chức sẽ được thể hiện qua concept sự kiện. Vậy event concept là gì? Nó có vai trò thế nào trong quá trình tổ chức chương trình sự kiện? Hãy cùng VIMCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Event concept là gì?

Event concept là ý tưởng chính đi xuyên suốt toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, từ khâu chuẩn bị kịch bản, trang trí cho các nội dung các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Một concept bao gồm nhiều ý tưởng (idea event), nhưng chung quy lại vẫn đảm bảo truyền tải đúng nội dung mà doanh nghiệp hướng đến.

Chủ đề sự kiện (Theme) cũng được lựa chọn sao cho phù hợp với concept. Khi đã xác định rõ concept và chủ đề, việc trang trí không gian, lựa chọn màu sắc, chất liệu, ánh sáng và setup sân khấu sẽ được triển khai một cách đồng bộ và nhất quán.

Chủ đề sự kiện là gì?

Theme (chủ đề) sự kiện là phần diện mạo trong quá trình tổ chức sự kiện. Bao gồm các hạng mục liên quan đến phần nhìn như trang trí, setup, màu sắc, bố cục,… Theme khác với concept ở chỗ:

• Concept là ý tưởng tổng thể, bao gồm cả phần nội dung, thông điệp, mục tiêu tổ chức, cách kể chuyện, kịch bản chương trình và cả cảm xúc muốn truyền tải.
• Trong khi đó, theme chỉ là phần thể hiện bên ngoài của concept. Là cách để hiện thực hóa concept thành hình ảnh cụ thể, giúp người tham dự “cảm nhận được ý tưởng” thông qua không gian và thị giác.

Vai trò của Event Concept trong sự kiện

Event concept đóng vai trò như “xương sống” của một sự kiện chuyên nghiệp. Nó không chỉ giúp định hướng khâu lên kịch bản mà còn là cầu nối quyết định nội dung, hình ảnh, trải nghiệm và cảm xúc của người tham dự.

• Định hình thông điệp chương trình: Khi có concept rõ ràng, mọi hoạt động trong sự kiện – từ lời dẫn MC, video trình chiếu đến cách bài trí không gian đều có cùng “một tiếng nói”. Người tham dự dễ dàng hiểu và ghi nhớ thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
• Tăng hiệu quả vận hành: Một ý tưởng tốt sẽ là kim chỉ nam để đội ngũ tổ chức xây dựng timeline, phân bổ nguồn lực và xử lý tình huống linh hoạt hơn. Nhờ đó, sự kiện diễn ra mạch lạc, có tổ chức và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.
• Gây ấn tượng và tạo trải nghiệm khác biệt: Khi sự kiện không có một chủ đề cụ thể sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho khách mời. Khiến họ thấy rằng mình không có lý do gì để tham dự chương trình của bạn. Chính vì thế, bất cứ sự kiện nào cũng phải xây dựng concept tổ chức thật bài bản.
• Khẳng định tính chuyên nghiệp của thương hiệu: Sự kiện diễn ra càng tốt đẹp thì càng khẳng định sự nghiêm túc trong việc đầu tư hình ảnh thương hiệu. Đây cũng là yếu tố giúp gia tăng độ tin cậy, nâng cao nhận diện thương hiệu trên thị trường.

So sánh khác biệt giữa concept sự kiện và idea sự kiện

Event concept đóng vai trò như kim chỉ nam định hình phong cách, thông điệp và trải nghiệm xuyên suốt chương trình. Đây là nền tảng để triển khai các hạng mục tổ chức từ nội dung, kịch bản đến hình ảnh mà sự kiện muốn truyền tải.

Ngược lại, event idea là những sáng tạo cụ thể, mang tính điểm nhấn. Chẳng hạn như một tiết mục độc lạ, một khu vực check-in ấn tượng hay các trò chơi tương tác. Mỗi idea góp phần làm phong phú và sinh động thêm cho concept chính.

Có thể hình dung: Concept là bức tranh lớn, còn idea là những nét vẽ chi tiết giúp hoàn thiện và làm nổi bật bức tranh đó. Một sự kiện thành công không chỉ cần concept rõ ràng mà còn cần những idea độc đáo để tạo dấu ấn, khiến người tham dự nhớ mãi không quên và sẵn sàng chia sẻ trải nghiệm của mình.

Các bước để triển khai một event concept

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Trước khi bắt triển khai event concept, bạn cần trả lời trước câu hỏi “Tổ chức sự kiện này để làm gì?”. Mục đích có thể là quảng bá sản phẩm, tri ân khách hàng, nâng cao nhận diện thương hiệu hay kết nối cộng đồng. Sau đó xác định những mục tiêu cần đạt được tại chương trình. Đây chính là KPI đánh giá chương trình của bạn có thành công hay không.

Bước 2: Hiểu rõ đối tượng tham dự và các bên liên quan

Hiểu rõ chân dung khách mời sẽ giúp bạn chọn được concept và hoạt động phù hợp. Sự kiện dành cho ai? Họ là người trẻ, doanh nhân, khách hàng VIP hay đối tác lâu năm? Đồng thời, đừng quên lắng nghe các bên liên quan như nhà tài trợ, đối tác, ban điều hành,… vì họ cũng có kỳ vọng riêng. Việc tìm điểm giao giữa mong đợi của người tham dự và stakeholder sẽ giúp bạn thiết kế được concept hài hòa, thực tế và thu hút.

Bước 3: Lên kế hoạch tổng thể và ngân sách

Sau khi đã xác định mục tiêu và đối tượng, bạn cần lên timeline tổ chức, ước lượng ngân sách và phân công công việc cụ thể. Điều này giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo mọi hạng mục được triển khai đúng tiến độ.

Bước 4: Chọn chủ đề (theme) và phát triển concept

Theme là “giao diện” còn concept là “linh hồn” của sự kiện. Khi đã có định hướng tổng thể, bạn có thể brainstorm cùng đội ngũ để tìm ra chủ đề nổi bật. Từ đó phát triển các chi tiết trang trí, hoạt động tương tác, thông điệp truyền thông,… nhằm tạo trải nghiệm nhất quán và gây ấn tượng với người tham dự.

Bước 5: Xây dựng kịch bản chương trình

Sau khi đã chọn được concept, bước quan trọng tiếp theo là xây dựng kịch bản sự kiện. Kịch bản giúp các bộ phận hiểu rõ công việc của mình. Nhờ đó, quá trình phối hợp giữa các bộ phận sẽ diễn ra mượt mà hơn. Đồng thời, các sự cố bất ngờ cũng được xử lý nhanh chóng, gọn gàng.

Nội dung kịch bản thường bao gồm: mốc thời gian, người phụ trách, nhiệm vụ cụ thể, thiết bị cần chuẩn bị và các ghi chú quan trọng. Một kịch bản tốt nên dự phòng luôn các tình huống có thể xảy ra. Những tình huống này cũng cần được tổng duyệt kỹ lưỡng trước khi sự kiện chính thức bắt đầu.

Bước 6: Truyền thông và tạo điểm nhấn hậu sự kiện

Concept sự kiện cần được “kể” một cách nhất quán qua các kênh truyền thông: thiệp mời, mạng xã hội, video hậu trường, banner sự kiện,… Đừng quên tận dụng hình ảnh, clip và phản hồi của khách sau sự kiện để tăng độ lan tỏa thương hiệu.

Xem thêm: Top 15 Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín ở Việt Nam

Xem thêm: 7 Bước để có Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Những concept sự kiện hay và ấn tượng

Nghệ thuật làng chài – NovaWorld Phan Thiết

Lấy cảm hứng từ đời sống mộc mạc và giàu bản sắc của ngư dân miền biển, concept “Nghệ thuật làng chài” tái hiện không gian văn hóa ven biển một cách sáng tạo và nghệ thuật. Đây là sự kết hợp hài hòa giữa yếu tố truyền thống và hơi thở hiện đại. Mang đến trải nghiệm độc đáo có một không hai cho người tham dự.

Lễ hội thể thao “Một đời sống khỏe” – California Fitness Festival

California Fitness Festival là sự kiện được thiết kế để truyền tải thông điệp về lối sống năng động, khỏe mạnh và cân bằng. Đây là dịp để mọi người cùng nhau tham gia các hoạt động thể thao đa dạng như yoga, dance, fitness challenge. Đồng thời gắn kết cộng đồng yêu thể thao từ khắp nơi trên cả nước.

Bên cạnh đó, sự kiện còn có buổi nói chuyện từ chuyên gia dinh dưỡng và huấn luyện viên. Khu vực tư vấn sức khỏe cá nhân và trải nghiệm các dịch vụ chăm sóc thể chất hiện đại. Âm nhạc và không gian sân khấu được thiết kế trẻ trung, tạo động lực để mỗi người bắt đầu hành trình sống khỏe toàn diện.

Làm thế nào để xây dựng concept cho event của bạn?

Việc phát triển concept đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy chiến lược, sáng tạo và sự thấu hiểu người tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng cần cân nhắc yếu tố thực tế khi tổ chức sự kiện.

Không có công thức cố định nào khi xây dựng một concept sự kiện độc đáo. Hãy tạo không gian để cả team cùng brainstorm, trao đổi và thử nghiệm. Khuyến khích sự sáng tạo, linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết. Đừng quên đặt mình vào vị trí khán giả: Họ mong đợi điều gì tại chương trình? Bạn có thể mang lại giá trị gì cho người tham dự và doanh nghiệp của mình?

Ngoài ra, việc hợp tác với đối tác bên ngoài hoặc agency sự kiện có kinh nghiệm cũng là cách hiệu quả để mở rộng góc nhìn và khai thác thêm nhiều ý tưởng mới.

VIMCS là một trong những event agency uy tín tại Việt Nam. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, activation, đội ngũ nhân viên sáng tạo, năng động, chúng tôi tự tin triển khai mọi chương trình đáp ứng mong đợi của khách hàng. Liên hệ hotline 028 220 81168 để được tư vấn và báo giá.

Thông tin liên hệ:

VIMCS COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY

• Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City
• Hotline: 028 220 81168
• Email: info@vimcs.com