Muốn vận hành một sự kiện thì cần có ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Mỗi vị trí sẽ đảm nhận công việc cụ thể trong quá trình vận hành chương trình, hoạt động cho doanh nghiệp. Vậy Ekip ban tổ chức gồm những vị trí nào? Công việc cụ thể của họ là gì? Hãy cùng VIMCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
1. Event Planner (Lên kế hoạch tổ chức sự kiện)
Event Planner (Người lập kế hoạch sự kiện) là người chịu trách nhiệm thiết kế và quản lý toàn bộ sự kiện. Họ làm việc với khách hàng để xác định mục tiêu, ngân sách và chủ đề. Sau đó, họ lập kế hoạch về địa điểm, chương trình, nhà cung cấp và nhân sự. Event Planner đảm bảo mọi khâu chuẩn bị chương trình được thực hiện kỹ lưỡng. Họ phối hợp với Event Coordinator để triển khai kế hoạch hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sáng tạo, quản lý tốt và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
2. Event Coordinator (Điều phối sự kiện)
Event Coordinator (Điều phối sự kiện) là người chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Họ làm việc chặt chẽ với các bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, đội ngũ nhân sự để triển khai các hạng mục như âm thanh, ánh sáng, trang trí, nhân sự sự kiện và dịch vụ ăn uống.
Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, người điều phối theo dõi tiến độ, xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian, ngân sách và tiêu chuẩn chất lượng. Sau sự kiện, họ sẽ tổng hợp báo cáo, đánh giá hiệu quả tổ chức và rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.
Vai trò của Event Coordinator khác với Event Planner ở chỗ họ tập trung vào việc triển khai và điều phối các hoạt động dựa trên kế hoạch có sẵn, thay vì lập kế hoạch tổng thể ngay từ đầu. Để làm tốt công việc này, một người điều phối cần có kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian, giao tiếp hiệu quả và khả năng xử lý tình huống linh hoạt trong môi trường áp lực cao.
3. Client Service Event Manager (Quản lý dịch vụ khách hàng)
Quản lý dịch vụ khách hàng là người chịu trách nhiệm chăm sóc và hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau sự kiện. Họ đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được thực hiện đúng kế hoạch và tiêu chuẩn chất lượng. Công việc bao gồm tư vấn, lập kế hoạch, điều phối các dịch vụ liên quan và xử lý các yêu cầu phát sinh.
Công việc này đòi hỏi sự khéo léo trong cách giao tiếp, ứng xử theo tâm trạng khách hàng. Bởi chỉ cần một cử chỉ hay lời nói thiếu tinh tế sẽ gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng buổi lễ, tệ hơn là mất đi hình ảnh tốt của doanh nghiệp trong mắt truyền thông. Vì thế những bạn làm công việc này thường là người có ngoại hình ổn, giỏi giao tiếp nên rất được lòng khách hàng.
4. Event Manager (Quản lý sự kiện)
Event Manager, hay còn gọi là quản lý sự kiện, chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện để đảm bảo chất lượng. Không chỉ đơn thuần điều phối nhân sự như Event Coordinator, họ có vai trò linh hoạt hơn trong việc quản lý tổng thể.
Event Manager làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan, theo dõi tiến độ và có quyền điều chỉnh kịch bản khi cần thiết. Khi sự kiện gặp sự cố hoặc phát sinh thay đổi, họ sẽ chủ động đưa ra giải pháp và phân công công việc phù hợp. Nếu thành viên trong đội ngũ gặp khó khăn, họ có thể liên hệ trực tiếp với Event Manager để được hỗ trợ kịp thời.
5. Event Executive (Nhân viên hỗ trợ sự kiện)
Event Executive sẽ thực hiện nhiều công việc nhỏ để hỗ trợ ekip tổ chức sự kiện. Họ có thể liên hệ với các bên liên quan để xử lý công việc, hoặc hỗ trợ PG hay MC trong sự kiện. Để các bạn nhân viên hỗ trợ làm việc hiệu quả thì cần người quản lý phân bổ công việc hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp công việc, và phải giám sát tiến độ làm việc trong suốt thời gian trước và sau chương trình.
6. Administrator (Quản lý hành chính)
Các vấn đề về tiền lương, chi phí cho các hạng mục và pháp lý sẽ do Administrator đảm nhận. Tuy là một công việc về hành chính nhưng họ lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một sự kiện. Họ cũng là người phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty đến các bộ phận.
7. Director (Đạo diễn)
Director (Đạo diễn) là người chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát toàn bộ quá trình sản xuất trong lĩnh vực điện ảnh, truyền hình, sân khấu hoặc sự kiện. Họ quyết định về ý tưởng, phong cách, diễn xuất, góc máy và cách thể hiện nội dung để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao nhất. Đạo diễn làm việc chặt chẽ với biên kịch, nhà sản xuất, quay phim và các bộ phận khác để hiện thực hóa tầm nhìn sáng tạo. Họ cũng hướng dẫn diễn viên, điều phối ekip và có quyền điều chỉnh kịch bản hoặc dàn dựng để phù hợp với bối cảnh thực tế.
8. Catering Management (Quản lý dịch vụ ăn uống)
Catering Management (Quản lý dịch vụ ăn uống) là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các dịch vụ ăn uống trong sự kiện, nhà hàng, khách sạn hoặc các cơ sở kinh doanh thực phẩm. Người quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng thực phẩm, lựa chọn thực đơn, điều phối nhân sự và giám sát quy trình phục vụ. Họ cũng làm việc với nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Vai trò này đòi hỏi kỹ năng tổ chức, quản lý đội ngũ và xử lý tình huống linh hoạt để mang đến trải nghiệm ẩm thực tốt nhất cho khách hàng.
9. Lighting Operator (Vận hành ánh sáng)
Người vận hành ánh sáng thực hiện thiết lập, lập trình, điều chỉnh cường độ, màu sắc và góc chiếu của đèn theo kịch bản. Công việc này có vai trò đảm bảo ánh sáng được sử dụng đúng mục đích, tạo hiệu ứng phù hợp với bối cảnh và ý đồ nghệ thuật. Do hệ thống ánh sáng tương đối phức tạp, họ buộc phải có mặt trong mọi buổi tổng duyệt và setup bên cạnh hiệu ứng âm thanh.
10. Sound Operator (Vận hành âm thanh)
Người vận hành âm thanh (Sound operator) làm việc tại khu vực bàn điều khiển cùng với đội vận hành ánh sáng. Họ sẽ phối hợp với nhau để mang đến trải nghiệm âm thanh, ánh sáng ấn tượng trên sân khấu. Vai trò này đòi hỏi kinh nghiệm kỹ thuật, sự nhạy bén và khả năng làm việc dưới áp lực cao.
Xem thêm:
11. Artistic director (Chỉ đạo nghệ thuật)
Chỉ đạo nghệ thuật là người đứng đầu đội ngũ sáng tạo, chịu trách nhiệm định hình phong cách và ý tưởng cho toàn bộ sự kiện. Họ làm việc với các bộ phận marketing và truyền thông nhằm xây dựng chiến lược tài trợ, trao đổi quyền lợi và quảng bá chương trình. Từ giai đoạn ý tưởng ban đầu, chỉ đạo nghệ thuật đã phác thảo định hướng chung để các phòng ban có thể cùng tham gia phát triển dự án.
Vì vai trò này rất quan trọng, họ cần có kỹ năng giao tiếp và truyền đạt xuất sắc để đảm bảo tất cả các bộ phận hoạt động hài hòa và theo đúng kế hoạch đã đề ra. Đồng thời, họ cũng giám sát tiến độ công việc của mọi phòng ban, đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và đạt được chất lượng mong đợi.
12. Choreographer (Biên đạo)
Biên đạo chịu trách nhiệm sáng tạo và sắp xếp các tiết mục vũ đạo cho các chương trình biểu diễn, sự kiện nghệ thuật. Đây là vai trò cần sự sáng tạo cao, có kiến thức trong nhiều hoạt động nghệ thuật như ca, múa, hát, khiêu vũ,… Người biên đạo có mặt tại hầu hết các buổi tập và tổng duyệt để đảm bảo tiết mục diễn ra đúng ý của mình.
13. Production Manager (Quản lý sản xuất)
Production Manager (Quản lý sản xuất) là người đảm nhận vai trò điều hành và giám sát toàn bộ quy trình sản xuất của sự kiện. Họ chịu trách nhiệm lên kế hoạch chi tiết, phối hợp với các bộ phận như kỹ thuật, ánh sáng, âm thanh và hậu cần để đảm bảo mọi khâu từ chuẩn bị đến triển khai đều diễn ra suôn sẻ.
Trong quá trình làm việc, họ giám sát tiến độ, theo dõi chất lượng công việc và nhanh chóng giải quyết các tình huống phát sinh. Sự phối hợp chặt chẽ giữa Production Manager với các bên liên quan giúp đảm bảo rằng sự kiện không chỉ đạt tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn tạo ra trải nghiệm ấn tượng cho khán giả.
14. Stage Manager (Quản lý sân khấu)
Stage Manager (Quản lý sân khấu) là người chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối mọi hoạt động diễn ra trên sân khấu trong suốt quá trình sự kiện. Họ giám sát việc chuyển cảnh, đảm bảo các tiết mục được diễn ra đúng thời gian và phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên ekip sản xuất, diễn viên và nhân viên kỹ thuật.
15. Technical Director (Giám đốc kỹ thuật)
Technical Director (Giám đốc kỹ thuật) là người phụ trách giám sát và điều phối tất cả các yếu tố kỹ thuật liên quan đến sự kiện, bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình ảnh và các thiết bị công nghệ khác. Giám đốc kỹ thuật cũng đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật của sự kiện được thực hiện đúng và xử lý nhanh chóng các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Vai trò này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về công nghệ, khả năng giải quyết vấn đề và quản lý các ekip kỹ thuật trong quá trình tổ chức sự kiện.
16. Logistics Manager (Quản lý hậu cần)
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, quản lý hậu cần (Logistics Manager) đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Công việc của họ bao gồm:
- Lập kế hoạch chi tiết: Xác định các yêu cầu hậu cần, từ vận chuyển cho đến chuẩn bị thiết bị và vật liệu cần thiết cho sự kiện.
- Điều phối và giám sát: Quản lý quá trình vận chuyển, giao nhận và lắp đặt các thiết bị.
- Quản lý nhà cung cấp: Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, đàm phán hợp đồng và giám sát chất lượng dịch vụ.
- Kiểm soát tồn kho: Quản lý tồn kho các vật liệu và thiết bị, đảm bảo mọi thứ đều sẵn sàng khi cần thiết.
- Giám sát nhân viên: Điều phối và quản lý đội ngũ nhân viên hậu cần để đảm bảo họ hiểu rõ nhiệm vụ và thực hiện đúng theo kế hoạch.
- Xử lý vấn đề phát sinh: Sẵn sàng giải quyết các vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
Quản lý hậu cần là một vị trí đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng lập kế hoạch và kỹ năng quản lý tốt để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và theo đúng tiến độ.
Xem thêm:
- Kế hoạch tổ chức lễ Kick – off thành công
- Lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty
- Quy trình tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm mới
17. Marketing/Publicity Manager (Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện)
Công việc chính của Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện bao gồm:
- Lập kế hoạch và chiến lược: Xác định mục tiêu, đối tượng khách hàng và xây dựng kế hoạch marketing chi tiết cho sự kiện.
- Triển khai chiến dịch quảng bá: Sản xuất nội dung truyền thông, quản lý các kênh quảng cáo (mạng xã hội, báo chí, email, v.v.) và hợp tác với KOLs/influencers.
- Phối hợp tổ chức sự kiện: Đảm bảo sự xuất hiện nhất quán của thương hiệu tại sự kiện và quản lý hoạt động truyền thông trực tiếp (livestream, chụp ảnh, quay phim).
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Đo lường hiệu quả chiến dịch quảng bá, báo cáo kết quả và đề xuất cải tiến.
- Quan hệ công chúng: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với báo chí, đối tác tài trợ và khách hàng.
18. Graphic Designer (Nhà thiết kế đồ họa)
Graphic Designer là người sáng tạo và thiết kế các ấn phẩm trực quan như logo, poster, banner, brochure và các tài liệu quảng bá cho sự kiện. Họ thường sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để liên tục sửa đổi các thiết kế đến khi đạt yêu cầu mà khách đưa ra. Sau đó, các mẫu thiết kế này sẽ được giao cho bên sản xuất để tiến hành in ấn, cuối cùng là vận chuyển và thi công tại sự kiện. Đây là vị trí hiếm hoi trong ekip tổ chức sự kiện không cần đến địa điểm chương trình để làm việc.
19. Volunteer Coordinator (Điều phối tình nguyện viên)
Các sự kiện thể thao, từ thiện và hoạt động văn hóa thường có mặt của đội tình nguyện viên. Lúc này, Volunteer Coordinator có trách nhiệm đào tạo và phân công công việc cho các tình nguyện viên, đảm bảo rằng mọi người có nhiệm vụ rõ ràng và thực hiện công việc hiệu quả. Về cơ bản thì vị trí này cũng tương tự với Event Coordinator, nên thường 1 người điều phối sẽ đảm nhận cả 2 vai trò nếu được.
20. Security Manager (Quản lý an ninh)
Security Manager (Quản lý an ninh) là người chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho sự kiện, khách mời, và tài sản trong suốt quá trình tổ chức. Họ lên kế hoạch và triển khai các biện pháp an ninh, bao gồm kiểm soát ra vào, giám sát khu vực sự kiện. Công việc của họ cũng bao gồm việc đánh giá các yếu tố rủi ro và thực hiện các biện pháp đề phòng sự cố an ninh.
21. Costume Designer (Thiết kế phục trang)
Thiết kế phục trang làm việc với Đạo diễn và Nhóm thiết kế ánh sáng để phát triển các trang phục biểu diễn phù hợp với chủ đề và không gian sự kiện. Họ tạo ra các bản vẽ thiết kế, lựa chọn vải và các nguyên liệu cần thiết, sau đó chuyển giao thông tin này cho người giám sát sản xuất phục trang. Người giám sát sẽ tiếp nhận các mẫu thiết kế để tiến hành may đo, chuẩn bị phụ kiện và đảm bảo trang phục hoàn thiện.
22. Wardrobe Supervisor (Giám sát sản xuất phục trang)
Wardrobe Supervisor là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công việc liên quan đến phục trang trong suốt sự kiện. Họ làm việc trực tiếp với các nhà thiết kế phục trang để đảm bảo rằng các trang phục được thiết kế và sản xuất đúng theo yêu cầu. Công việc của Wardrobe Supervisor bao gồm giám sát quá trình may đo, quản lý chất liệu vải và phụ kiện, cũng như điều phối việc chuẩn bị trang phục cho các buổi thử đồ và trình diễn. Trong suốt sự kiện, họ còn đảm bảo trang phục luôn trong tình trạng hoàn hảo và sẵn sàng cho các tiết mục biểu diễn.
23. Dressers/maintenance (Nhân viên phục trang)
Dressers (Nhân viên phục trang) là những người phụ trách hỗ trợ diễn viên và người tham gia sự kiện trong việc mặc và điều chỉnh trang phục. Công việc của họ bao gồm giúp diễn viên thay đồ, sửa chữa trang phục nếu cần thiết, và đảm bảo rằng trang phục luôn hoàn hảo trong suốt sự kiện. Nhân viên phục trang cũng giúp chuẩn bị và bảo quản trang phục, phụ kiện cho từng tiết mục biểu diễn.
Xem thêm:
24. Master Carpenter (Sản xuất đạo cụ)
Người sản xuất đạo cụ có nhiệm vụ tạo ra các đạo cụ theo yêu cầu của Thiết kế sân khấu. Các đạo cụ phải được chế tạo sao cho phù hợp với các yêu cầu biểu diễn thực tế và đáp ứng tiêu chuẩn sử dụng trong suốt sự kiện.
25. Props Master (Quản lý đạo cụ)
Người quản lý đạo cụ có trách nhiệm quản lý các công đoạn cung cấp nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển đạo cụ cho đội ngũ ekip, ngoài ra đảm bảo các hạng mục này không vượt quá ngân sách cho phép. Ngoài ra, việc kiểm tra tình trạng đạo cụ cũng là công việc khá quan trọng của công việc này. Bởi nó liên quan đến tính an toàn của diễn viên, đặc biệt trong các tiệt mục có quy mô lớn hoặc có yêu tố mạo hiểm.
26. Chief LX (Quản lý hệ thống điện)
Người phụ trách hệ thống điện quản lý và duy trì ổn định thiết bị điện. Họ kiểm tra, bố trí và hướng dẫn nhân viên vận hành để đảm bảo thiết bị hoạt động an toàn và hiệu quả suốt sự kiện.
Trên đây là toàn bộ những vị trí trong ekip tổ chức sự kiện, cũng như vai trò của họ. Trên thực tế, một sự kiện dù lớn đến mấy cũng không cần có đầy đủ tất cả các vị trí này. Việc có hay không các vị trí này phụ thuộc vào tính chất, quy mô và các yếu tố khác của sự kiện.
Với những sự kiện có quy mô lớn thì doanh nghiệp sẽ cần 1 đơn vị tổ chức sự kiện để lo liệu. Nếu bạn có nhu cầu thuê ekip tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với VIMCS. Quý khách chỉ cần gửi yêu cầu tư vấn qua form báo giá hoặc hotline 028 220 81168. Chúng tôi sẽ ghi nhận và tiến hành gửi báo giá tổ chức sự kiện chi tiết các hạng mục.
Thông tin liên hệ:
VIMCS COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY
- Address: No.17 Street 15, W. Hiep Binh Chanh, Thu Duc City, Ho Chi Minh City
- Hotline: 028 220 81168
- Email: info@vimcs.com
Xem thêm:
LIÊN HỆ NGAY VỚI VIMCS
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI TỐT NHẤT
HOTLINE: 028 668 35079
Hoặc bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây để được hỗ trợ
LIÊN HỆ NGAY VỚI VIMCS
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ PHƯƠNG ÁN TRIỂN KHAI TỐT NHẤT
HOTLINE: 028 668 35079
Hoặc bạn có thể điền thông tin vào form dưới đây để được hỗ trợ