7 Bước để có Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng. Và để có những chiến dịch hiệu quả, xây dựng kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện là điều vô cùng cần thiết. Quy trình tổ  chức sự kiện được xem như là “xương sống” của cả một chiến dịch. Vậy tại sao quy trình tổ chức sự kiện lại quan trọng và làm cách nào để tạo được một bản kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giống như các đơn vị chạy sự kiện?

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công, VIMCS xin chia sẻ một số kinh nghiệm qua 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện sau:

1. Vì sao cần tạo kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện.

Để triển khai một chiến dịch hoặc một chương trình bất kỳ, việc nắm rõ tất cả các công việc sẽ tổ  chức, ngân sách, nhân sự là điều vô cùng quan trọng. Do đó, xây dựng được một bản kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện càng chi tiết thì tỉ lệ thành công của sự kiện càng cao và hạn chế tối đa rủi ro có thể gặp phải.

Dưới đây là một số lý do để giải  thích vì sao tạo kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện là việc rất quan trọng:

• Giúp sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng một cách tốt nhất.
• Nắm rõ về mục tiêu, mục đích của hoạt động chạy sự kiện đó
• Hoạch định chi tiết các hoạt động cần làm, số lượng nhân sự, nhân sự phụ trách và nhân sự triển khai
• Nắm rõ về ngân sách, chi phí cần có để tổ chức sự kiện
• Nắm rõ về các trang thiết bị, máy móc cần chuẩn bị
• Nắm rõ về công việc từng nhân sự, tránh cho công việc bị chồng chéo lên nhau
• Giới thiệu thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng hiệu quả hơn.
• Tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.
• Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác, NPP khách hàng.

Xem thêm : 5 Rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

Xem thêm: Quy trình tổ chức Activation hiệu quả

2. 8 Bước trong tạo kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VIMCS với nhiều năm hoạt động, đã triển khai nhiều dự án lớn nhỏ cho các nhãn hàng, chúng tôi hiểu rõ cách để triển khai một sự kiện đạt hiệu quả cao sẽ cần những gì. Dưới đây là các bước để xây dựng được một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà VIMCS đã áp dụng trong nhiều năm qua.

Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu (Bước Quan Trọng Nhất Trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện)

Trước khi lập kế hoạch, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công,… đều cần có những thông tin sau:

• Chủ đề chính của chương trình
• Mục tiêu tổ chức
• Thông điệp của sự kiện
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
• Thời gian tổ chức
• Ngân sách dự kiến
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Xây Dựng Chủ Đề Chính

Làm Thế Nào Để Tạo Ý Tưởng Cho Tổ Chức Sự Kiện?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không.

Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn.

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Một Số Phương Thức Giúp Nhà Tổ Chức Sự Kiện Sớm Lấy Lại Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện

– Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.

– Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.

– Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

Xem thêm: Làm cách nào để tổ chức sự kiện Kick-off thành công?

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê PG sự kiện uy tín toàn quốc

Thiết Kế Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

– Xác định thời gian tổ chức

– Xác định chủ đề chương trình

– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

– Thiết kế hình ảnh chương trình

Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

• Nhân lực phục vụ sự kiện
• Thiết bị sử dụng trong sự kiện
• Phương thức vận chuyển: ô tô
• Ngân sách sự kiến
• Dự đoán và kiểm soát rủi ro

Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục, Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Xem thêm: Thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín ở đâu

Xem thêm: Bật mí cách chụp hình sự kiện sao cho đẹp

Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ và thực hiện nhằm đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Chúc các bạn thành công trên con đường sắp tới .

3.VIMCS – đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.

VIMCS với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, sáng tạo và tận tâm sẽ giúp nhãn hàng tạo ra được những sự kiện hấp dẫn, thu hút đông đảo sự tham gia.

• Khả năng tư vấn – hoạch định – triển khai các loại hình set-up chuyên dụng.
• Khả năng sáng tạo không giới hạn
• Ứng dụng công nghệ hiện đại vào các sự kiện
• Đội ngũ nhân sự có trình độ và chuyên môn cao, luôn sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ
• Hệ thống trang thiết bị âm thanh và ánh sáng hiện đại, đa năng; giúp truyền tải đến khách mời mọi thông điệp và cảm xúc.
• Tiết kiệm tối đa ngân sách cho nhãn hàng
• Rõ ràng, minh bạch trong mọi vấn đề với nhãn hàng

LIÊN HỆ

CMO – MR NGUYEN CONG AN

Key: contact: +84 90 0168 0861

Email: an.nc@vimcs.com

Tel: 0282 201 168

Email: info@vimcs.com