6 Bước trong Quy trình tổ chức activation chuyên nghiệp
Để triển khai một chiến dịch activation đạt hiệu quả cao, bạn cần nắm rõ quy trình tổ chức activation. Việc nắm rõ quy trình tổ chức activation sẽ giúp bạn biết cần chuẩn bị những gì, lên kế hoạch chi tiết như thế nào.
Bạn hãy cùng VIMCS tìm hiểu kỹ hơn về cách lập kế hoạch, quy trình tổ chức sự kiện sao cho hoạt động activation của nhãn hãng đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
1. Tầm quan trọng của lập kế hoạch, quy trình tổ chức actitvation.
Trước khi lập bất kỳ kế hoạch, quy trình tổ chức activation nào, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu chính là mục đích của chiến dịch, nhu cầu của nhãn hàng. Nắm rõ mục đích và nhu cầu thì bạn mới có thể lên được quy trình chi tiết, bám sát nhu cầu nhãn hàng nhất.
Một kế hoạch, quy trình tổ chức activation được vạch ra sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích, dưới đây là một số lợi ích để bạn đánh giá được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch:
- Xác định được phương án, chiến lược triển khai
- Xác định được rủi ro, phương án phòng tránh và xử lý rủi ro
- Xác định được số lượng nhân sự, trang thiết bị cần tham gia và hoạt động activation
- Tránh chồng chéo công việc, gây lãng phí nguồn lực
- Tăng sự phối hợp hoạt động của tất cả nhân sự
- Xác định được mức ngân sách, chi phí phải bỏ ra để làm chương trình
Xem thêm: Brand Activation là gì?
Xem thêm: Kinh nghiệm chọn công ty chạy activation
Trên đây là một số lợi ích của việc lập kế hoạch, quy trình tổ chức activation giúp chiến dịch của bạn đạt được hiệu quả cao. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hay cá nhân phụ trách nào cũng nắm rõ về các bước lập kế hoạch, quy trình tổ chức activation.
Bạn hãy cùng VIMCS tìm hiểu về các bước lập quy trình chạy activation ở phần tiếp theo nhé.
2. Các bước lập kế hoạch, quy trình tổ chức activation.
heo kinh nghiệm của đội ngũ tổ chức activation của VIMCS Agency. Thông thường, kế hoạch, quy trình tổ chức Activation gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu.
Như đã nói ở phần trên, xác định được mục đích và mục tiêu thì bạn mới có thể lập được quy trình chi tiết, bám sát nhu cầu của nhãn hàng nhất có thể.
Bước 2: Phân tích thương hiệu.
Hiểu về thương hiệu của mình thì bạn mới biết được đặc trưng của thương hiệu là gì. Khi đó, khi tung sản phẩm ra thị trường thì bạn mới gây được ấn tượng với khách hàng, giúp sản phẩm có lợi thế cạnh tranh hơn.
Bước 3: Nghiên cứu khách hàng mục tiêu.
Xác định được chân dung khách hàng sẽ giúp bạn đưa ra được các ý tưởng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn. Bên cạnh đó, xác định được khách hàng mục tiêu thì bạn có thể chọn lựa được địa điểm tổ chức activation phù hợp.
Chân dung khách hàng mục tiêu có thể bao gồm một số tiêu chí như sau:
Nhân khẩu học: Độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, khu vực sinh sống
Hành vi/Sở thích: thói quen mua sắm, tiêu dùng, các mối quan tâm của khách hàng
Bước 4: Chọn hình thức tổ chức phù hợp.
Bước thứ 4 trong các bước lập kế hoạch, quy trình tổ chức activation chính là lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp. Một số hình thức tổ chức activation phổ biến mà bạn có thể quan tâm: tổ chức sampling sản phẩm, tổ chức roadshow, Bốc thăm trúng thưởng, Quay số trúng thưởng,…
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả
Xem thêm: Cách làm Sampling hiệu quả
Bước 5: Xây dựng ý tưởng
Bước tiếp theo của kế hoạch, quy trình tổ chức Activation đó là xây dựng ý tưởng. Ekip sẽ bắt tay xây dựng ý tưởng cho toàn bộ chương trình Activation. Mỗi chiến lược sẽ có những ý tưởng chủ đạo. Sau đó, kết hợp với các ý tưởng nhỏ từng mục của kế hoạch. Khâu này cần đến sự sáng tạo của cả ekip để giúp sự kiện diễn ra hiệu quả.
Có rất nhiều ý tưởng được các doanh nghiệp thực hiện hiện nay: như triển khai các khẩu hiệu, slogan về sản phẩm thương hiệu tới người tiêu dùng; in tên khách hàng trên sản phẩm,…
Đây là bước để đội ngũ sáng tạo của doanh nghiệp bạn phát huy năng lực. Và chắc chắn, những ý tưởng độc, lạ thường sẽ giúp khách hàng nhớ tới thương hiệu đó lâu hơn.
Bước 6: Chọn địa điểm tổ chức và nhân sự
Với mỗi nhóm khách hàng mục tiêu sẽ có địa điểm tổ chức activation khác nhau. Nếu ngay từ bước nghiên cứu khách hàng mục tiêu sai sẽ kéo theo việc lên ý tưởng và chọn địa điểm sẽ sai. Từ đó gây ra những kết quả không như mong đợi cho nhãn hàng.
Sau khi chọn địa điểm chạy activation, tiếp theo sẽ chọn lựa nhân sự tham gia và chương trình, bao gồm: nhân sự quản lý, nhân sự trực tiếp chạy activation.
Bước 7: Triển khai kế hoạch chạy activation
Bước triển khai cần có sự đồng bộ ở rất nhiều khâu, vì hoạt động Activation có thể đi kèm theo: Sampling, Roadshow nên cần được tổ chức khoa học, bài bản.Sáng tạo mới chỉ góp 30% của vào thành công của Activation, triển khai tổ chức Activation là yếu tố quyết định đến thành công của sự kiện, các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm sẽ có nguồn nhân lực, thời gian tổ chức đồng thời tại nhiều điểm & cách thức thực hiện, phối hợp điều tiết sẽ giúp cho thực thi đạt hiệu quả tốt nhất với kế hoạch đã được đề ra.
Bước 8: Tổng kết và Đánh giá.
Việc đánh giá lại hoạt động Activation không chỉ diễn ra sau khi kết thúc mà ngay cả trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp & Agency cần đánh giá liên tục để điều chỉnh chiến dịch diễn ra hiệu quả nhất.Các chiến dịch activation hiện nay đều diễn ra theo quy trình như vậy. Tùy vào từng chiến dịch & ngân sách mà có sự sáng tạo phù hợp với mục đích và điều kiện của mình.
3. Thuê đơn vị Agency chạy activation uy tín toàn quốc
Giai đoạn cuối năm và đầu năm là thời điểm các hoạt động activation được triển khai một cách đồng loạt và tăng cao. Do đó, giữa một thị trường có vô số đơn vị agency chạy activation như hiện nay thì nhãn hàng cũng cần tỉnh táo để chọn được 1 đơn vị tổ chức activation uy tín, chuyên nghiệp.
Dưới đây là một số tiêu chí để chọn công ty tổ chức activation:
– Có đầy đủ thông tin công ty trên google, các website về thuế
– Công ty chạy activation cũng phải có hệ thống kênh social: website, fanpage,…
– Có đầy đủ hồ sơ năng lực và thể hiện được các dự án, nhãn hàng mà công ty chạy activation đã có
– Có nhiều đánh giá tích cực từ các nhãn hàng.
Vì sao bạn nên thuê VIMCS để tổ chức các hoạt động activation:
Tư vấn, báo giá chi tiết
Đưa ra giải pháp kế hoạch chương trình hoàn toàn miễn phí.
Thiết kế sáng tạo các chiến dịch
Sản xuất vật phẩm quảng cáo.
Cung cấp đội ngũ PG, PB chuyên nghiệp, có KPI cụ thể.
Kết nối với địa điểm tổ chức theo yêu cầu của khách hàng.
Chi phí hợp lý, phải chăng.
Trên đây là những thông tin về kế hoạch, quy trình tổ chức Activation. Việc nắm rõ quy trình thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời và công sức. Giúp cho chiến dịch diễn ra thuận lợi hơn.
Xem thêm: Xây dựng kich bản chạy Roadshow hiệu quả
Xem thêm: Thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín ở đâu
